Trong phần này, tôi giới thiệu loại máy dán Brother rất thông dụng. Mua
một chiếc đặt trên bàn và mua thêm một bình ắc quy (để không bao giờ lo
hết pin). Bạn cũng có thể mua giấy dán − chữ màu đen trên nền trắng sẽ
khiến bạn dễ dàng đọc hơn và cho phép bạn dán lại hồ sơ muốn sử dụng lại.
Ngoài ra, bạn cần có phần mềm và máy in để tạo ra nhãn dán.
Cặp hồ sơ
Bạn cần nhiều loại cặp hồ sơ. Bạn cũng có thể cần nhiều móc để cặp tài
liệu nếu hệ thống làm hồ sơ của bạn cần. Những cặp đựng tài liệu bằng sợi
dây chuối đơn giản rất đẹp phân loại theo mã màu rất phức tạp và không
cần thiết. Hệ thống phân loại hồ sơ tham khảo chung của bạn chỉ nên đơn
giản.
Cuốn lịch
Mặc dù bạn không cần một cuốn lịch cho những công việc chưa hoàn
thành, nhưng bạn sẽ tiếp cận được các hoạt động ghi trên lịch. Như tôi đề
cập từ trước, cuốn lịch được dùng không phải để lập danh sách các hoạt
động mà để đánh dấu “sự khó khăn” của công việc phải làm vào một ngày
hay thời gian cụ thể.
Ngày nay, hầu hết các chuyên gia dùng một số loại lịch làm việc như lịch
bỏ túi, lịch xé từng ngày, tuần, năm, phần mềm lịch cá nhân, lịch nhóm
được sử dụng trong các công ty (ví dụ Outlook hay Lotus Notes).
Cuốn lịch là công cụ chủ yếu giúp chúng ta “tổ chức sắp xếp”. Nó là một
thành phần quan trọng trong việc quản lý các loại tài liệu riêng biệt và nhắc
nhở những công việc liên quan đến thời gian cụ thể. Bạn muốn ghi trên lịch
nhiều ghi chú và tài liệu nhưng bạn không dừng lại ở đó: cuốn lịch cần phải
thống nhất với một hệ thống tổng hợp. Hệ thống này sẽ trở nên rõ ràng khi
bạn áp dụng phương pháp này.
