Những danh sách này có thể quản lý đơn giản bằng công nghệ thấp như
giấy tờ đựng trong cặp hồ sơ (ví dụ: đặt từng tờ giấy riêng rẽ cho từng
người bạn cần gọi điện trong hồ sơ “gọi điện”); hoặc bằng “công nghệ
trung gian” như một cuốn sổ kế hoạch (một tờ giấy có nhan đề “gọi điện”,
ở dưới liệt kê tên); hoặc bằng những phiên bản kỹ thuật số công nghệ cao
(như loại “gọi điện” trong phần “cần làm” của máy kỹ thuật số cá nhân cầm
tay (Palm PDA) hay trong phần “nhiệm vụ” của Microsoft Outlook).
Để chứa các tài liệu tham khảo có thể mang đi (như số điện thoại/địa chỉ
liên lạc), hầu hết các công cụ tổ chức được thiết kế để quản lý danh sách
(cuốn lịch của bạn là một dạng danh sách − với thời gian và hoạt động cụ
thể được sắp xếp theo trình tự thời gian). Từ những năm 1980, có hàng
nghìn loại công cụ tổ chức xuất hiện trên thị trường, ban đầu là lịch Day
Timers bỏ túi, ngày nay là máy hỗ trợ kỹ thuật số cá nhân (PDAs) và những
sản phẩm phần mềm dành cho máy tính cá nhân như Microsoft Outlook và
Lotus Notes.
Bạn nên áp dụng cuốn sách Hoàn thành mọi việc - Không hề khó vào
những gì mình đang sử dụng hay lắp đặt một hệ thống mới? Câu trả lời là
hãy làm bất cứ việc gì giúp bạn thay đổi thái độ, do vậy, bạn sẽ sử dụng
những công cụ thích hợp. Cũng có nhiều yếu tố hiệu quả để bạn xem xét.
Bạn đã có những thông tin giúp bạn dễ dàng làm việc với các công cụ kỹ
thuật số chưa? Bạn có cần một cuốn lịch để đánh dấu các cuộc hẹn không?
Bạn có cần một hệ thống nhắc nhở nhỏ gọn để trong cặp hồ sơ không?,
v.v… Tôi đã lập ra một vài kế hoạch tuyệt vời và cập nhật cho bản thân
bằng cách sử dụng chiếc PDA trong khi chờ bữa tối ở nhà hàng!
Khi cân nhắc liệu có nên tạo ra và sử dụng một hệ thống tổ chức hay
không, tất cả những gì tôi cần làm là quản lý các danh sách. Bạn có thể tạo
ra một danh sách và xem lại nó dễ dàng, thường xuyên khi cần. Khi bạn
biết phải xếp điều gì vào trong danh sách và cách sử dụng chúng thì không
có vấn đề gì. Hãy thực hiện với sự đơn giản, tốc độ và niềm vui.
