Yếu tố quan trọng của một hệ thống lập hồ sơ
Một hệ thống tham khảo cá nhân có chức năng cao và đơn giản rất quan
trọng đối với tiến trình này. Hệ thống lập hồ sơ là thứ đầu tiên tôi đánh giá
trước khi bắt đầu làm việc với bất kỳ ai. Như tôi lưu ý trong Chương 2, việc
thiếu hệ thống tham khảo chung có thể là một cản trở lớn nhất thực hiện hệ
thống quản lý cá nhân, và đối với hầu hết các giám đốc điều hành tôi đã
huấn luyện, đây là một trong những cơ hội lớn để cải thiện. Rất nhiều lần
tôi đã phải cùng khách hàng đến cửa hàng văn phòng phẩm mua một tủ
đựng hồ sơ, một lượng lớn cặp hồ sơ và máy dán nhãn tự động. Do vậy
chúng tôi có thể tạo ra một nơi phù hợp để đặt 2/3 “những vật linh tinh”
trên bàn, thậm chí trên sàn nhà.
Lưu ý rằng, một hệ thống lập hồ sơ tham khảo chung rất khác so với hệ
thống lập hồ sơ cố định cho các bản hợp đồng, thông tin tài chính hoặc các
túi tài liệu. Hồ sơ tham khảo chung nên chứa các bài báo, tạp chí, mẩu tin,
ghi chú, bản in, fax. Đó là vì những thứ này không phù hợp với hệ thống
lập hồ sơ đặc biệt của bạn và cũng không thể đứng riêng biệt trên một ngăn
sách (vì chúng là những cuốn sổ tay lò xo và các giấy tờ hội thảo).
Nếu bạn có thư ký hay trợ lý đáng tin cậy quản lý hệ thống cho mình, bạn
có thể để tài liệu trong hộp đựng “Hồ sơ X” và gửi nó cho người đó. Nhưng
hãy xem bạn còn có những tài liệu hỗ trợ bí mật có thể dùng đến bất cứ lúc
nào, thậm chí ngay cả trợ lý của bạn cũng không được biết hay không. Nếu
có, bạn vẫn cần có hệ thống của riêng mình, ở trên bàn hay ngay bên cạnh.
Những nhân tố giúp lập hồ sơ thành công
Tôi khuyên bạn nên duy trì hệ thống lập hồ sơ cá nhân. Bạn chỉ mất ít hơn
một phút để lấy thứ gì đó ra khỏi hệ thống thông tin hoặc từ email, quyết
định rằng nó không cần hoạt động nào ngoài những giá trị tương lai tiềm
năng, và lưu trữ nó trong một hệ thống đáng tin cậy. Nếu bạn mất hơn một
phút để thực hiện chuỗi hành động này, bạn có cơ hội cải thiện đáng kể.
