công ty. Do vậy, nếu bạn quên đã để nó ở đâu, thì chắc chắn nó chỉ nằm ở
một trong ba hoặc bốn vị trí. Bạn có thể đặt ít nhất một tập hợp con của các
chủ đề theo từng nhãn mác, giống như “làm vườn − chậu cảnh” và “làm
vườn − các ý tưởng”. Chúng sẽ được lập hồ sơ dưới tên L.
Hiện tại, tôi có 4 ngăn hồ sơ cho các hồ sơ tham khảo chung, và mỗi ngăn
được đánh dấu rõ ràng bên ngoài −
“A - E”, “F - L”,… Do đó, tôi không phải suy nghĩ xem tài liệu nào cần tìm
ở ngăn nào.
Bất cứ khi nào có lượng lớn tài liệu tham khảo về một chủ đề hay một công
việc, bạn nên đặt chúng trong một ngăn tủ cố định. Nhưng nếu số lượng
không nhiều, bạn có thể xếp chúng theo hệ thống bảng chữ cái.
Có nhiều cặp tài liệu rỗng. Tôi luôn giữ nhiều cặp hồ sơ rỗng, mới trong
tầm tay để lấy dễ dàng và xử lý thông tin. Không có gì tệ hơn việc có thứ gì
đó trong hồ sơ và không có danh mục nào trống để lấy ra và dễ dàng xử lý.
Tôi luôn có một bảng kiểm kê số cặp hồ sơ không được sử dụng. Nguyên
tắc làm việc của tôi là: sắp xếp lại trật tự khi số lượng hồ sơ giảm xuống
dưới 100.
Để ngăn kéo đựng không hết ¾. Luôn duy trì ngăn kéo đựng ít hơn ¾. Nếu
chúng chật cứng, bạn không thể để hồ sơ trong đó và những tài liệu tham
khảo sẽ bị chất thành đống. Nếu ngăn kéo đầy, tôi có thể bỏ bớt ra trong khi
gọi điện.
Tôi nhận thấy, hầu như ai cũng cố nhồi nhét hồ sơ vào ngăn kéo. Nếu bạn
coi trọng khoảng trống trong ngăn kéo và không muốn tiếp tục công việc
lập hồ sơ, thì bạn phải giữ cho ngăn kéo luôn rộng để có thể chứa thêm
nhiều hồ sơ nữa.
Phản ứng của một số người về vấn đề này là “tôi phải mua thêm tủ đựng hồ
sơ” − như thể điều đó thật khủng khiếp. Hãy thoát khỏi tình trạng này. Nếu
