hồ sơ cần thiết thì giữ lại, đúng không? Và nếu nó không đáng giữ lại, vậy
tại sao bạn vẫn giữ nó? Ai đó nói rằng, chúng ta đang ở trong kỷ nguyên
thông tin, nếu bạn làm những công việc cản trở bạn… thì thật kém thông
minh.
Bạn có thể cần tạo ra một nơi lưu trữ tài liệu tham khảo khác để có một nơi
làm việc tiện nghi với các hồ sơ tham khảo trong tầm tay. Các tài liệu như
những mẩu ghi chú công việc đã hoàn thành và hồ sơ khách hàng “không
còn sử dụng” vẫn cần giữ lại bên ngoài nơi làm việc.
Dán cặp hồ sơ bằng máy dán nhãn tự động. Nhãn dán có thể thay đổi nội
dung hồ sơ và mối quan hệ của bạn với chúng. Những hồ sơ được dán nhãn
có thể đặt thoải mái trên bàn phòng họp; ai cũng có thể nhận ra chúng; bạn
có thể dễ dàng thấy chúng từ khoảng cách xa; và khi mở ngăn kéo hồ sơ,
bạn sẽ dễ dàng tìm hồ sơ khi xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái. Điều đó
khiến bạn thấy thú vị hơn khi mở ngăn kéo để tìm hoặc cất hồ sơ.
Các hồ sơ được dán nhãn lại đem lại hiệu quả tích cực. Đó là sự thật. Hãy
mua và sở hữu một cái máy dán nhãn để toàn bộ hệ thống này làm việc
thông suốt. Bất cứ lúc nào bạn cũng cần một chiếc máy dán nhãn sẵn sàng
để lập hồ sơ mọi lúc mọi nơi. Đừng dùng chung với người khác! Nếu bạn
cần lập hồ sơ mà không có máy dán nhãn, bạn sẽ chỉ chất đống chúng lại.
Máy dán nhãn là công cụ cơ bản như chiếc kẹp tài liệu.
Có tủ hồ sơ chất lượng cao. Không gì tệ hơn việc mở ngăn kéo một cách
nặng nề và phải nghe một âm thanh chói tai, chỉ vì bạn đang vật lộn với
một cái tủ hồ sơ rẻ tiền. Bạn thật sự cần một tủ hồ sơ có thể đóng mở ngăn
kéo dễ dàng và vững chắc ngay khi chứa tài liệu đến ¾ tủ.
Loại bỏ các hồ sơ treo nếu có thể. Những người đang sử dụng hồ sơ treo là
rất mạo hiểm. Bạn nên loại bỏ hoàn toàn dụng cụ treo hồ sơ và chỉ sử dụng
những cặp tài liệu đơn giản và để trong ngăn kéo. Hồ sơ treo kém hiệu quả
