Tôi khuyên các tổ chức (nếu chưa từng làm công việc này) nên dành một
ngày tổng vệ sinh: gác máy điện thoại và bắt tay vào đống hồ sơ lưu trữ .
Một ngày tổng vệ sinh cá nhân chính là cơ hội lý tưởng làm mới hồ sơ.
Việc cuối cùng phải chuẩn bị...
Đôi khi bạn bị cản trở, bạn quên công việc phải làm, và bạn có các công cụ
cơ bản để bắt đầu thực hiện theo phương pháp này. Bây giờ thì sao?
Nếu bạn quyết định dành thời gian xây dựng hệ thống công việc, bạn sẽ có
nhiều hơn một việc cần làm để đạt được hiệu quả tối đa: bạn phải dọn dẹp
các tập hồ sơ trong lúc họp.
Nếu bạn cần gọi điện cho ai đó, thư ký của bạn chuyển một vài thứ cho bạn
hoặc bạn cùng vợ/chồng phải làm một việc gì đó, hãy làm ngay! Hãy cam
kết với bản thân khi nào bạn sẽ tiến hành công việc và luôn ghi nhớ.
Khi tôi bắt đầu huấn luyện mọi người, họ tận dụng tôi như một nguồn cung
cấp cho họ lúc đó, họ vẫn có những việc phải làm trước khi chúng tôi kết
thúc một ngày làm việc và họ chưa sắp xếp những công việc đó vào hệ
thống. Họ sẽ nói: “Vâng, tôi sẽ gọi điện cho khách hàng này vào lúc khác”,
hoặc “Tôi phải hỏi lại vợ/chồng tôi để biết liệu cô ấy/ anh ấy có quên vé tối
nay không”. Tôi nghĩ, chính vì sự thiếu hiểu biết và kinh nghiệm nên nhiều
người đang thờ ơ với trách nhiệm của mình trước những vấn đề đơn giản
đang diễn ra.
Vậy bạn đã nắm bắt được tất cả chưa? Đã đến lúc tập hợp đại diện của các
chi nhánh của bạn vào một nơi.
