hơn nhiều bởi nó khiến bạn mất công làm hồ sơ mới và sắp xếp lại trong hệ
thống hồ sơ mới.
Đây là một bức thư tôi nhận được gần đây từ một nhà quản lý cấp cao,
người đã làm theo lời khuyên của tôi trong hai năm qua khi đầu tư vào
dụng cụ treo hồ sơ:
Hệ thống của anh thật tuyệt vời! Tôi chỉ mất bốn ngày làm lại tất cả hồ sơ
của tôi ở nhà và văn phòng. Tôi chỉ sử dụng những cặp tài liệu đơn giản
theo thứ tự từ A-Z. Thật tuyệt! Thật quá dễ dàng! Nhờ thế, bàn làm việc
của tôi gọn gàng hơn nhiều và tôi không còn những chồng tài liệu “cần
được lập hồ sơ” xung quanh nữa!
Nếu bạn không thể… Nhiều người gặp trở ngại với hệ thống hồ sơ treo, ít
nhất là trong công việc, bởi các tủ đựng hồ sơ treo trở thành một vấn đề rắc
rối. Nếu bạn phải làm việc với các hồ sơ treo, tôi khuyên bạn nên:
• Dán nhãn vào hồ sơ chứ không phải vào móc treo. Nhờ đó, bạn có thể
mang cặp hồ sơ đi họp hay đi du lịch mà không cần mang theo móc treo.
• Chỉ sử dụng một cặp hồ sơ cho một công việc. Điều này giúp cho ngăn
kéo của bạn gọn gàng và hạn chế khó khăn khi hồ sơ của bạn không đồng
bộ. Bạn phải tái chuẩn hóa hồ sơ trong hệ thống bảng chữ cái vì một cặp
chứa đầy hồ sơ sẽ phát sinh nhiều rắc rối.
• Sử dụng các hồ sơ đơn giản và có sẵn trong nhiều cặp hồ sơ mới để có thể
tạo nhiều hồ sơ mới.
Dọn dẹp hồ sơ ít nhất một lần một năm. Dọn dẹp hồ sơ giúp chúng không
bị hư hại và bạn được thoải mái cất giữ “những thứ bạn cần”. Bạn biết rằng
mọi việc sẽ được đánh giá lại trong khoảng hai tháng và bạn có thể quyết
định nên giữ lại hồ sơ nào. Như tôi đã nói, tôi dọn dẹp hồ sơ khi đang gọi
điện (vì đó thường là những cuộc điện thoại kéo dài!).
