Khi bạn không lập hồ sơ tài liệu, nó sẽ chất thành đống hoặc trở nên lộn
xộn. Bên cạnh tiêu chí nhanh, hệ thống này cần phải thoải mái, dễ dàng,
phù hợp và hoàn thiện. Bạn cũng sẽ chống lại việc hệ thống thông tin bị
trống rỗng vì bạn biết có một thứ gì đó phải được lập hồ sơ, nhưng bạn
thậm chí không muốn đọc chúng trên giấy. Hãy cố lên. Tôi đã thấy những
người tìm được niềm vui trong công việc khi hệ thống lập hồ sơ cá nhân
của họ được tạo ra và hoạt động mạnh.
Bạn phải cảm thấy thoải mái khi lập hồ sơ những mẩu giấy riêng lẻ (kể cả
những mẩu ghi chú nguệch ngoạc) theo một chủ đề như khi lập hồ sơ
những tài liệu lớn, trang trọng. Có rất nhiều việc phải làm khi lập và sắp
xếp hồ sơ bởi mọi người thường vứt chúng bừa bãi trên tủ và ngăn kéo.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo ra một hệ thống tham khảo theo tiêu
chuẩn nhanh và dễ dàng chứa đựng mọi thứ. Hệ thống của tôi đem lại hiệu
quả tuyệt vời cho tôi và cho những người khác đã từng sử dụng nó. Bạn
nên xem xét tất cả các hướng dẫn dưới đây để lập một hệ thống lập hồ sơ
tham khảo tự động.
Để hồ sơ tham khảo chung của bạn trong tầm tay. Việc lập hồ sơ phải được
làm ngay và dễ dàng. Nếu bạn có nhiều tài liệu phải lập hồ sơ vào bất cứ
lúc nào, bạn sẽ có xu hướng chất thành đống thay vì lập hồ sơ cho chúng,
và bạn dường như chống lại toàn bộ quá trình này (bởi bạn biết có một việc
gì đó cần phải được lập hồ sơ!). Nhiều người tôi đào tạo đã tái thiết kế nơi
làm việc của họ và có bốn ngăn đựng hồ sơ tham khảo chung thay cho việc
để thành đống trong văn phòng.
Một hệ thống theo thứ tự bảng chữ cái. Tôi có một hệ thống lập hồ sơ theo
thứ tự từ A-Z chứ không phải có nhiều hệ thống. Mọi người có xu hướng
sử dụng hồ sơ như một hệ thống tổ chức cá nhân nên nỗ lực sắp xếp chúng
theo từng công việc hay từng lĩnh vực. Điều này làm tăng số chỗ cất đặt
mọi thứ, khiến bạn không nhớ đã để hồ sơ ở đâu. Một hệ thống theo thứ tự
bảng chữ cái đơn giản chứa mọi thứ như chủ đề, công việc, con người,
