Có một sự khác biệt lớn giữa những thứ được quản lý tốt, như danh sách
“Một ngày nào đó/Có thể” và một vài thứ chỉ là một cái giỏ đựng những
thứ hỗn độn – “dữ liệu thô”. Thông thường, rất nhiều thứ trong đống hỗn
độn đó cần được quẳng đi, một số cần được chuyển sang danh sách
“Đọc/Xem xét lại”, một số cần lập hồ sơ tài liệu tham khảo, một số nên đưa
vào lịch hoặc hồ sơ đã duyệt để xem xét lại sau một tháng hoặc đầu quý
sau, và một số thật sự cần có một vài công việc tiếp theo đi kèm. Rất nhiều
lần, sau khi đã xử lý hợp lý các ngăn kéo hoặc hồ sơ “Giữ lại và xem xét
lại” của một người nào đó, tôi nhận ra không còn gì trong đó cả.
Sử dụng lịch cho các phương án lựa chọn trong tương lai
Cuốn lịch của bạn có thể trở thành phương tiện nhắc việc mà bạn có thể
muốn xem xét lại trong tương lai. Hầu hết những người tôi đã hướng dẫn
dường như không chỉ thoải mái với cuốn lịch của mình mà còn thấy có thể
cho vào đó rất nhiều thứ.
Một trong ba thứ có thể sử dụng lịch là thông tin có ngày cụ thể. Nhóm này
có thể bao gồm một số thứ. Nhưng cách sáng tạo nhất để tận dụng chức
năng này là đưa vào những thứ bạn muốn loại khỏi tâm trí và đánh giá lại
vào một ngày nào đó. Dưới đây là một số trong rất nhiều thứ mà bạn nên
xem xét đưa vào lịch:
• Những thứ kích hoạt các dự án của bạn
• Những sự kiện bạn có thể muốn tham gia
• Các chất xúc tác cho quyết định
Những thứ kích hoạt các dự án của bạn. Nếu có một dự án mà bạn không
cần phải nghĩ bây giờ nhưng nó đáng để bạn lưu tâm vào một thời điểm
trong tương lai, bạn có thể chọn một ngày phù hợp và đưa vào một phương
tiện nhắc việc về dự án trong cuốn lịch cho ngày hôm đó. Những thứ bạn
muốn được nhắc phải được xếp vào một ô lịch của một ngày cụ thể. Khi
