cũng đã và đang sử dụng hồ sơ “đã duyệt” nhiều năm nay và không thể
tưởng tượng nếu không có nó.
Về bản chất, một hồ sơ đã duyệt đơn thuần là một hệ thống tệp hồ sơ đơn
giản cho phép bạn phân loại giấy tờ và các phương tiện nhắc việc hữu hình
theo cách thức mà bất cứ thứ gì bạn muốn xem vào một ngày nào đó trong
tương lai sẽ “tự động” xuất hiện vào ngày đó trong giỏ thông tin của bạn.
Nếu bạn có thư ký hoặc trợ lý riêng, bạn có thể tin tưởng giao một phần
nhiệm vụ này cho người đó với giả định họ đã có một phiên bản của hệ
thống này hoặc hệ thống tương tự. Những ví dụ điển hình bao gồm:
• “Hãy đưa cho tôi chương trình làm việc này vào buổi sáng của ngày tôi
phải đi họp”;
• “Đưa lại cho tôi cái này vào thứ hai để tôi xem xét lại, vì cần dùng nó cho
một cuộc họp vào thứ tư”;
• “Nhắc tôi về chuyến đi Hồng Kông trong hai tuần tới, và chúng ta sẽ lập
kế hoạch tổ chức”.
Vậy là mỗi ngày trong tuần, tệp hồ sơ đó được l ra và xem xét lại.
Bạn có thể (và có lẽ là nên) để nhân viên xử lý những thứ như vậy trong
chừng mực phù hợp. Theo tôi, nếu bạn có thể kết hợp những thứ này vào
phong cách sống của bạn, bạn sẽ duy trì được một hồ sơ đã duyệt. Nó có
thể thực hiện nhiều chức năng hữu ích, và bạn có thể muốn tận dụng một số
chức năng đó mà không cần người trợ lý. Tôi sử dụng hồ sơ đã duyệt của
mình để quản lý vé máy bay và những thông tin xác nhận, những bản
hướng dẫn du lịch, chương trình làm việc và bản đồ; những phương tiện
nhắc nhở cho những lưu ý sự kiện đến ở dạng thư; thông tin về những thứ
“muốn mua” mà tôi sẽ xem xét lại trong tương lai; và những thứ khác đại
loại như vậy.
