Điểm mấu chốt: hồ sơ đã duyệt chỉ đòi hỏi một hành động mỗi-ngày-một-
giây để hoạt động, và nó có giá trị lũy tiến theo hàm mũ lớn hơn nhiều các
khoản đầu tư cá nhân.
Thiết lập một hồ sơ đã duyệt. Bạn cần 43 tệp hồ sơ – 31 cái là những hồ
sơ hàng ngày dán nhãn từ “1” đến “31”, và 12 cái khác dán nhãn là các
tháng trong năm. Những hồ sơ hàng ngày được để ở phía trước, bắt đầu
bằng hồ sơ cho ngày hôm sau (nếu hôm nay là ngày 5 tháng 11 thì hồ sơ
đầu tiên sẽ có nhãn là “6”). Những hồ sơ tiếp theo sẽ đại diện cho các ngày
còn lại trong tháng (từ “6” đến “31”). Sau hồ sơ “31” là hồ sơ tháng của
tháng hiện hữu (“tháng 11”) và hồ sơ hàng ngày từ “1” đến “5”. Sau đó là
hồ sơ tháng (từ “tháng 12” đến “tháng 10”). Hồ sơ hàng ngày tiếp theo để
rỗng trong giỏ thông tin đầu vào hàng ngày của bạn, sau đó, tệp hồ sơ được
sắp xếp lại vào cuối ngày (tại điểm mà thay vì vào ngày 6 tháng 10, nó diễn
tả ngày 6 tháng 11). Theo cách tương tự, khi tháng tiếp theo xuất hiện
(ngày 31 tháng 10, khi bạn đã làm rỗng hồ sơ hàng ngày, hồ sơ “tháng 11”
sẽ là cái tiếp theo với những hồ sơ hàng ngày từ “1” đến “31” xếp đằng
sau), nó được làm rỗng vào trong giỏ đựng thông tin đầu vào và hồ sơ được
sắp xếp lại vào cuối tháng để đại diện cho tháng 11 năm sau. Đây là một hồ
sơ “vĩnh viễn”, nghĩa là tại bất cứ thời điểm nào nó cũng bao gồm những
hồ sơ cho 31 ngày tiếp theo và 12 tháng sắp tới.
Lợi ích to lớn của việc sử dụng các ngăn hồ sơ trong hệ thống hồ sơ đã
duyệt là cho phép bạn lưu trữ những tài liệu thật sự (ở dạng cần được thực
hiện vào một ngày cụ thể, ghi chú cần phải được xem xét khi đó, số điện
thoại cần hành động vào một ngày cụ thể,…).
Bạn phải cập nhật hệ thống hàng ngày để nó hoạt động hiệu quả. Nếu bạn
quên không làm rỗng các hồ sơ hàng ngày, bạn sẽ không tin tưởng khi hệ
thống giải quyết những dữ liệu quan trọng và bạn sẽ phải quản lý mọi việc
theo cách khác. Nếu bạn phải rời khỏi thành phố (hoặc không tiếp cận với
