Tôi định nghĩa “dữ liệu thô” là bất cứ việc gì bạn xếp đặt vào thế giới vật
chất hay tâm lý của mình nhưng chưa quyết định kết quả và công việc tiếp
theo cho nó. Phần lớn mọi người sử dụng các hệ thống tổ chức không hiệu
quả là vì họ vẫn chưa chuyển đổi “những dữ liệu thô”. Chừng nào chúng
vẫn còn là “dữ liệu thô” thì bạn chưa thể kiểm soát được.
Hầu hết danh sách những việc phải làm của mọi người chỉ là danh sách “dữ
liệu thô”, không phải là bảng thống kê tổng hợp các công việc thật sự cần
làm… Chúng chỉ là bản nhắc nhở những công việc chưa giải quyết hoặc
chưa được quyết định kết quả và công việc tiếp theo − tức là bản chi tiết và
kế hoạch công việc mà người lập danh sách phải thực hiện.
“Dữ liệu thô” vốn không xấu. Những công việc khiến chúng ta quan tâm,
về bản chất, thường xuất hiện dưới dạng “dữ liệu thô”. Nhưng khi “dữ liệu
thô” xuất hiện trong cuộc sống và công việc, chúng ta cam kết với bản thân
là phải xác định và làm rõ ý nghĩa của chúng. Đó là trách nhiệm của chúng
ta, những người lao động trí óc. Nếu “dữ liệu thô” đã được chuyển đổi và
rõ ràng thì giá trị của chúng − khác với lao động chân tay − có thể không
còn cần thiết.
Sau khi kết thúc một cuộc hội thảo của tôi, nhà quản lý cấp cao của một
công ty công nghệ sinh học lớn nhìn lại bản danh sách những việc phải làm
của mình và nói: “Này ông, đây là một giọt nước không định hình của
những việc không thể làm!” Đó là sự miêu tả tuyệt vời nhất về một danh
sách những việc phải làm của các cá nhân. Phần lớn mọi người đều cố gắng
tổ chức bằng cách sắp xếp lại danh sách chưa hoàn thành với những công
việc không rõ ràng. Họ chưa biết cần phải sắp xếp cái gì, với số lượng bao
nhiêu để có hiệu quả. Họ cần thu thập, suy nghĩ về mọi thứ cần thiết, và sau
đó, hành động theo suy nghĩ nếu muốn thành công.
Tiến trình: Quản lý công việc
