--Tục ngữ Hy Lạp
Điều đó nghe có vẻ bình thường. Song, bạn sẽ ngạc nhiên khi phát hiện ra
có bao nhiêu công việc tiếp theo cho bấy nhiêu kế hoạch và cam kết mà hầu
hết mọi người chưa đưa ra quyết định rõ ràng. Rất khó để quản lý những
công việc mà bạn chưa quyết định hay xác định. Hầu hết mọi người đều có
hàng tá công việc cần phải làm, nhưng họ vẫn chưa biết những công việc
đó là gì. Và lời phàn nàn chung chung kiểu như “Tôi không có thời gian
để...” cũng dễ hiểu vì công việc dường như quá tải − sự quá tải bởi bạn
không thể triển khai một dự án nào! Bạn chỉ có thể tiến hành một hành
động liên quan đến công việc đó. Trong hoàn cảnh thích hợp, nhiều công
việc chỉ đòi hỏi một hoặc hai phút thực hiện để thúc đẩy dự án.
Trong khi tập huấn và đào tạo hàng nghìn chuyên gia, tôi nhận thấy vấn đề
thiếu thời gian không phải là rắc rối chính của họ (dù bản thân họ có thể
nghĩ như vậy). Rắc rối thật sự là thiếu sự xác định và phân tích rõ ràng xem
kế hoạch thật sự là gì, những công việc liên quan cần thiết tiếp theo là gì.
Làm rõ mọi thứ từ, khi chúng xuất hiện lần đầu tiên, hơn là quyết định sau
khi rắc rối phát sinh, cho phép mọi người có thể quản lý công việc thành
công.
Giá trị của phương thức tiếp cận từ dưới lên trên
Sau nhiều năm tôi đã khám phá ra giá trị thật sự của việc cải thiện năng
suất cá nhân theo phương thức từ dưới lên trên, bắt đầu với việc các hoạt
động và cam kết hiện tại ở mức thấp nhất và thô sơ nhất. Về mặt kinh
nghiệm, cách làm việc phù hợp nhất phải là từ trên xuống dưới: trước hết là
xác định nhiệm vụ của tập thể và cá nhân, sau đó, làm rõ những mục tiêu
quan trọng và cuối cùng, tập trung thực hiện. Tuy nhiên, rắc rối là hầu hết
mọi người bị lôi kéo vào những ràng buộc hàng ngày, khiến khả năng tập
trung vào những dự án lớn hơn suy giảm nghiêm trọng. Kết quả là việc tiếp
cận từ dưới lên trên thường hiệu quả hơn.
