1. Tiến hành công việc. Khi bạn xác định được không mất quá 2 phút để
thực hiện kế hoạch công việc tiếp theo thì bạn nên thực hiện ngay sau khi
quyết định.
2. Giao công việc cho người khác. Nếu thời gian thực hiện công việc phải
mất nhiều hơn 2 phút thì hãy xem xem mình có phù hợp để đảm trách công
việc này không. Nếu câu trả lời là không, thì bạn đừng ngần ngại giao lại
công việc cho người phù hợp hơn.
3. Tạm hoãn công việc. Khi bạn phải thấy có khả năng giải quyết công việc,
tuy nhiên sẽ mất nhiều thời gian, thì bạn cũng có thể tạm thời xếp nó sang
một bên. Tất nhiên, bạn phải đặt công việc đó trong danh sách công việc
tiếp theo.
Tổ chức
Vòng ngoài của sơ đồ luồng công việc chỉ ra tám nhóm riêng biệt có chức
năng nhắc việc và là tài liệu có được từ việc xử lý “dữ liệu thô”. Chúng
cùng tạo ra một hệ thống toàn diện cho việc sắp xếp công việc của bạn trên
khay, hoặc có thể thêm công việc vào khay đó hàng ngày, hàng tuần.
Đối với các hạng mục không thể thực hiện, nhóm có thể là khay đựng đồ bỏ
đi, các công cụ chứa công việc đang trong giai đoạn ủ và kho lưu trữ tham
khảo. Nếu không có công việc nào cần thực hiện, bạn nên ném nó đi, “đánh
dấu lại” để đánh giá lại sau này, hoặc lập hồ sơ để có thể tìm thấy tài liệu
khi bạn cần vào thời điểm khác. Để có thể thực hiện việc quản lý công việc,
bạn cần một danh sách các dự án, nơi lưu trữ hoặc hồ sơ cho các kế hoạch
dự án và tài liệu công việc, lịch, danh sách các phương tiện nhắc nhở công
việc tiếp theo và danh sách các phương tiện nhắc nhở những việc bạn đang
chờ đợi.
Tất cả các nhóm sắp xếp cần được lưu giữ ở dạng thức vật chất. Khi đề cập
đến “danh sách”, tôi muốn nói đến loại danh sách mang tính chất nhắc nhở,
