khỏi hệ thống tổ chức cá nhân là những thứ không xác định được mà chúng
ta nhận được từ chính phủ hay công ty − liệu chúng ta có phải làm điều gì
đó với chúng không? Còn email gửi đến từ phòng nhân sự thông báo cho
chúng ta biết cái này thay đổi thì sao? Tôi đã từng lục tung hàng đống tin
nhắn bị quăng vào trong ngăn bàn làm việc chỉ vì khách hàng của tôi không
dành vài giây để xem xét nội dung thông tin cần trao đổi hay tài liệu. Điều
này lý giải tại sao bước quyết định tiếp theo đây rất quan trọng.
Liệu có khả thi?
Câu hỏi này có hai phương án trả lời: CÓ và KHÔNG
Không cần hành động. Nếu câu trả lời là KHÔNG, có ba khả năng xảy ra:
1. Nó là rác, thông tin bạn thu thập được không còn giá trị.
2. Bạn không cần lên kế hoạch hành động ngay bây giờ nhưng có thể phải
làm gì đó sau này (giai đoạn ủ thông tin).
3. Thông tin bạn thu thập được có tiềm năng hữu ích, có thể cần thiết cho
công việc sau này (lưu trữ chúng thành tài liệu tham khảo).
Ba khả năng này có thể quản lý được và sẽ đề cập đến trong một chương
tiếp theo. Bây giờ, bạn chỉ cần có một thùng rác và phím “xóa” cho thùng
rác đó, một tập tin “sổ tay” hoặc lịch cho thông tin đang trong tình trạng ủ
và một hệ thống hồ sơ tốt cho thông tin tham khảo.
Có thể hành động. Trường hợp câu trả lời là CÓ đồng nghĩa với việc bạn
phải lên kế hoạch hành động cho những thông tin thu nhận được. Những ví
dụ điển hình như, cần ghi vào sổ tay thời gian của một dự án hợp tác dịch
vụ mà bạn nhận được lời mời tham dự hay việc bạn có buổi gặp mặt trực
tiếp với phó chủ tịch tập đoàn về một dự án quan trọng.
Một khi kế hoạch khả thi, có hai điều bạn nên quan tâm. Đó là:
