cách thức làm rỗng và xử lý các giỏ thông tin mà không cần phải thực hiện
công việc ngay.
Quá trình xử lý thông tin
Dạy mọi người về sự cần thiết phải suy nghĩ từng việc để làm rỗng giỏ thu
thập thông tin của họ là bước cải thiện lớn nhất tôi đã làm được cho những
người cùng làm việc với tôi. Khi trưởng phòng của một tập đoàn toàn cầu
cùng tôi hoàn thành việc xử lý tất cả các hạng mục công việc mở, cô ấy bày
tỏ sự kính phục và nói với tôi, cô chưa bao giờ có cảm giác thư thái như thế
này về mọi khía cạnh của công việc mà chúng tôi đã cùng làm sáng tỏ.
Những công việc và thông tin cần được nhắc nhở của cô đã được làm rõ và
đưa vào hệ thống tin cậy.
Bạn cần phải tự hỏi (và trả lời) những gì khi email, thư thoại, bản ghi nhớ
hay ý tưởng xuất hiện? Đây là một thành tố của quản lý công việc tạo ra
nền tảng cơ bản cho sự tổ chức cá nhân của bạn. Nhiều người cố gắng “sắp
xếp” thông tin nhưng phạm phải sai lầm khi thực hiện với một đống “dữ
liệu thô” chưa được xử lý. Rõ ràng bạn không thể sắp xếp được những gì
sắp đến, mà chỉ có thể thu thập và xử lý chúng. Bạn cần lên kế hoạch hành
động dựa trên những quyết định đã đưa ra. Toàn bộ quá trình từ khâu xử lý
thông tin đến khâu tổ chức được đặt ở trung tâm của sơ đồ quyết định dưới
đây.
