thiết yếu. Chẳng hạn trong công việc, bạn có thể thấy, đôi khi những ý
tưởng đột phá lại không xuất hiện khi đang ở công sở. Khả năng tạo đòn
bẩy cho suy nghĩ bằng các phương tiện thu thập tốt, sẵn có là chìa khóa làm
việc hiệu quả nhất.
Thường xuyên làm rỗng giỏ đựng thông tin
Nhân tố cuối cùng để thu thập thông tin thành công là: nếu bạn không xử lý
“dữ liệu thô” đã thu thập được và làm rỗng giỏ thông tin thì giỏ thông tin
của bạn chỉ đơn thuần là cái kho lưu trữ. Làm rỗng giỏ thông tin không
đồng nghĩa với việc xử lý hết những gì trong hộp thư thoại, email hay giỏ
thông tin đầu vào. Bạn chỉ cần lấy chúng ra khỏi giỏ, xác định nó là gì, làm
gì với nó và nếu nó vẫn chưa hoàn thiện thì tổ chức nó vào hệ thống của
bạn. Điều này không có nghĩa là bạn sẽ lưu lại thông tin đó vào “chỗ cũ”.
Bạn hãy hình dung, một chiếc thùng đựng rác nếu không được đổ đi hàng
ngày thì sẽ không còn chỗ để chứa rác. Bạn sẽ phải thường xuyên mua
thùng mới để đựng rác.
Bước vào quá trình làm rỗng giỏ thông tin, toàn bộ hệ thống quản lý công
việc của bạn phải được đặt đúng chỗ. Việc có quá nhiều “dữ liệu thô” bị
chất đống trong các giỏ đựng thông tin là do không thiết kế được một hệ
thống hiệu quả cho các giỏ đó. Thông thường, việc sắp xếp các thông tin
vào giỏ sẽ dễ dàng hơn nếu bạn biết phải làm điều gì đó với thông tin thu
gom được nhưng chưa thể xử lý ngay. Giỏ đựng thông tin đầu vào, đặc biệt
là cho giấy tờ hay email, là cách tốt nhất cho mọi người − chí ít họ cũng
biết có một chỗ nào đó trong giỏ nhắc họ những việc cần làm. Tiếc là
những công cụ trên chưa hẳn an toàn tuyệt đối, đặc biệt khi đống dữ liệu
vượt quá tầm kiểm soát hay lượng email quá lớn.
Khi bạn đã nắm được bước tiếp theo và biết cách xử lý dễ dàng, nhanh
chóng thông tin chưa hoàn thiện, giỏ thông tin đầu vào có thể quay trở lại
thực hiện chức năng thu thập ban đầu. Phần dưới đây sẽ hướng dẫn cụ thể
