công việc sẽ được cất giữ trong từng cặp hồ sơ riêng, từng tập tin trong
máy tính và sổ tay.
Tài liệu hỗ trợ và tài liệu tham khảo. Khi sắp xếp tài liệu hỗ trợ công việc
theo chủ đề và đề tài, bạn sẽ thấy chúng giống như tài liệu tham khảo và
được giữ trong cùng một hệ thống hồ sơ tham khảo (ví dụ như, hồ sơ “Đám
cưới” có thể giữ trong hồ sơ tham khảo chung). Sự khác nhau duy nhất là,
trong trường hợp đang thực hiện dự án, cần xem xét tài liệu hỗ trợ nhất
quán để đảm bảo tất cả các bước hành động cần thiết đã được xác định.
Tôi thường khuyên mọi người để tài liệu hỗ trợ xa khỏi tầm mắt. Nếu bạn
luôn có hệ thống hồ sơ tham khảo tốt ngay bên cạnh, bạn có thể thấy đó là
cách đơn giản nhất để sắp xếp chúng, mặc dù có lúc bạn thấy rằng, sẽ thuận
tiện hơn khi có sẵn các tài liệu bên ngoài, đặc biệt nếu bạn đang làm dự án
“gấp”, cần sử dụng tài liệu tham khảo vài lần trong ngày. Cặp hồ sơ trên tủ
hoặc khay đựng dễ dàng lấy sẽ rất thiết thực cho kiểu công việc “treo”.
Nhóm công việc tiếp theo
Khi sơ đồ luồng công việc đã rõ ràng, việc quyết định công việc tiếp theo
trở thành trọng tâm. Hành động đó cần được thể hiện qua các hành vi có thể
xác định được, không có ngoại lệ.
Không cần phải theo dõi bất kỳ công việc nào bạn để giải quyết mất ít-hơn-
2-phút cũng như tất cả các công việc đã hoàn thành. Chỉ cần theo dõi mọi
công việc diễn ra trong một thời gian cụ thể hoặc một ngày cụ thể (ghi lại
mốc thời gian này vào lịch); những công việc đó cần được làm càng sớm
càng tốt (thêm những công việc này vào danh sách “Các công việc tiếp
theo”); và tất cả những công việc bạn chờ người khác làm (đặt chúng vào
danh sách “Chờ đợi”).
Lịch
