Không còn có danh sách “Công việc phải làm hàng ngày”. Không có gì
khác ngoài ba loại thông tin được ghi trên lịch kể trên! Tôi biết điều này
trái ngược với hệ thống đào tạo quản lý thời gian truyền thống trên thế giới,
rằng danh sách “Công việc phải làm hàng ngày” là yếu tố then chốt. Nhưng
danh sách đó không hiệu quả vì hai lý do.
Thứ nhất, lượng thông tin đầu vào liên tục, không ngừng và các công việc
ưu tiên chiến thuật thay đổi khiến cho công việc hàng ngày phải được định
hình lại thường xuyên đến mức rõ ràng là không thể bám lấy danh sách
những việc cần làm đã được xác định trước. Một kế hoạch làm việc để
tham khảo thì rất hữu ích, nhưng phải ở dạng có thể điều chỉnh lại bất cứ
lúc nào. Việc cố gắng giữ kế hoạch đã lên lịch rồi phải sắp xếp vào một
ngày khác nếu chưa hoàn thành công việc sẽ làm mất tinh thần và lãng phí
thời gian của bạn. Danh sách “Các công việc tiếp theo” mà tôi đề xuất sẽ
nhắc nhở tất cả các công việc đó, kể cả những công việc nhạy cảm nhất. Và
bạn không phải sắp xếp lại chúng hay lên lịch hàng ngày.
Thứ hai, nếu có công việc trong danh sách công việc phải làm hàng ngày
không thật sự phải được thực hiện vào hôm đó, nó sẽ làm giảm tầm quan
trọng của công việc thật sự phải làm. Nếu bạn phải gọi điện cho Miokô vào
thứ sáu bởi vì đó là ngày duy nhất bạn có thể tiếp cận cô ấy, nhưng nếu bạn
có thêm năm cuộc gọi khác, ít quan trọng hoặc ít quan trọng về mặt thời
gian hơn vào trong danh sách phải làm, thì có thể bạn không còn nhớ là
phải gọi điện cho Miokô nữa. Bộ não của bạn sẽ phải quay trở lại với
phương tiện nhắc việc để biết rằng bạn có một cuộc điện thoại mà bạn
không có cơ hội thứ hai để thực hiện. Đó không phải là cách phù hợp để tận
dụng hệ thống. Theo cách tôi nhìn nhận công việc đó, cuốn lịch là một nơi
nhiệm màu. Nếu bạn viết công việc lên đó, nó sẽ được thực hiện. Việc viết
lại duy nhất là khi thay đổi cuộc hẹn.
Danh sách “Công việc tiếp theo”
