Vậy hệ thống nhắc việc của bạn ở đâu? Nó ở trong danh sách “Công việc
tiếp theo”. Cùng với cuốn lịch, nó là trung tâm của việc tổ chức sắp xếp và
quản lý công việc hàng ngày.
Nên làm mọi việc càng đơn giản càng tốt, nhưng không phải là đơn giản
hơn.
--Albert Einstein
Bạn phải xác định bất cứ công việc nào phải thực hiện nhiều hơn 2 phút và
không thể giao cho người khác thì đều cần theo dõi. “Gọi điện cho John
Smith về cuộc họp ngân quỹ”, “Gọi cho mẹ của Racheal và mẹ của Laura
về chuyến cắm trại qua đêm” và “Phác thảo ý tưởng cho hội nghị bán hàng
hàng năm” là các kiểu nhắc nhở công việc cần được lưu trữ trong danh sách
hoặc hệ thống phù hợp để có thể sử dụng khi cần.
Nếu bạn chỉ có 20 hoặc 30 công việc, bạn có thể lưu chúng trong danh sách
“Công việc tiếp theo” mà bạn sẽ xem lại bất cứ khi nào có thời gian rảnh
rỗi. Tuy nhiên, với hầu hết chúng ta, lượng công việc thường trong khoảng
từ 50-150. Trong trường hợp đó, sẽ rất tốt nếu phân nhỏ “Công việc tiếp
theo” của bạn thành các nhóm như “Các cuộc điện thoại” hoặc “Những vấn
đề chính của dự án” để tổng kết hàng tuần.
Những công việc không thể thực hiện
Bạn cần một hệ thống riêng biệt, có tổ chức tốt để chứa những công việc
không đòi hỏi hành động. Hệ thống không đòi hỏi hành động được chia làm
ba nhóm: vô giá trị, giai đoạn ủ việc và tham khảo.
Vô giá trị
Những thứ vô giá trị phải rõ ràng. Hãy vứt bỏ những thứ không có hành
động tiềm năng hoặc giá trị tham khảo. Nếu bạn để những thứ này lẫn lộn
trong các nhóm khác, nó sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hệ thống.
