thể được lưu trữ dưới dạng giấy tờ hoặc kỹ thuật số.
Tài liệu giấy tờ − bất kể thứ gì, từ thực đơn nhà hàng cho đến bản kế hoạch,
bản vẽ hoặc thông tin nhà đất cho một dự án xây dựng − được lưu trữ tốt
nhất trong hệ thống phục hồi tự nhiên hiệu quả. Chúng có thể được thể hiện
trên những trang sổ hoặc vở viết, danh sách các nhà hàng ưa thích, sổ điện
thoại thành viên của hội đồng trường học, hoặc toàn bộ tủ hồ sơ dùng riêng
cho việc tổ chức sáp nhập tập đoàn.
Lưu trữ điện tử có thể bao gồm mọi thứ, từ các thông tin dữ liệu được đưa
vào mạng lưới cho đến tài liệu tham khảo đặc biệt và những tệp hồ sơ để ở
phần mềm giao tiếp của bạn.
Việc quan trọng nhất cần nhớ là tài liệu tham khảo phải thật sự là thông tin
có thể tham khảo dễ dàng khi cần. Nhìn chung, hệ thống tham khảo có hai
dạng: (1) lưu trữ theo chủ đề và theo lĩnh vực đặc biệt ; và (2) hồ sơ tham
khảo chung. Loại thứ nhất thể hiện thông tin được lưu trữ như thế nào − ví
dụ, một ngăn kéo hồ sơ để chứa các bản hợp đồng, sắp xếp theo ngày; một
ngăn kéo chỉ chứa thông tin bồi thường lao động bí mật; hoặc một loạt
ngăn kéo lưu trữ các vụ kiện có thể cần dùng tham khảo cho những vụ xét
xử trong tương lai.
Lập hồ sơ tham khảo chung. Loại thứ hai của hệ thống tham khảo là loại
mọi người cần có sẵn để lưu trữ những thông tin tham khảo đặc biệt, không
thuộc một nhóm cố định nào. Bạn cần một nơi nào đó lưu giữ cuốn hướng
dẫn sử dụng điện thoại di động, những ghi chú từ cuộc họp về dự án của
Smith và vài đồng yên Nhật mà bạn không kịp đổi trong chuyến đi công tác
Tokyo gần đây (bạn sẽ sử dụng khi quay lại đó).
Việc thiếu hồ sơ tham khảo chung hiệu quả có thể là hạn chế lớn nhất để
hoàn thiện một hệ thống quản lý công việc cá nhân hiệu quả. Nếu việc lập
hồ sơ không dễ dàng và nhanh chóng (kể cả khi đó là việc làm vui vẻ), thì
bạn sẽ có xu hướng chất chúng thành từng đống thay cho việc lập hồ sơ.
