Hãy khuyến khích nhân viên chỉ ra các rủi ro, những công việc quá tải, đưa
ra những lựa chọn thay thế. Hãy đối mặt với nó: giống như hầu hết các ông
chủ, bạn không cố tình khiến những nhân viên tốt nhất của mình bị quá tải.
Đôi khi bạn lại giao thêm công việc cho một nhân viên trước khi họ kịp
vạch ra phương án giải quyết các công việc trước đó. Vì rất tin tưởng nhân
viên nên bạn coi như một nhiệm vụ đã được hoàn thành ngay tại thời điểm
bạn giao cho họ. Lặp lại lỗi đó quá thường xuyên khiến bạn chôn vùi những
điều tốt đẹp nhất. Hãy cho những nhân viên xuất sắc nhất của bạn biết rằng
bạn tôn trọng kế hoạch, những kỹ năng của họ và rằng bạn luôn lắng nghe
những lời cảnh báo của họ. Bạn sẽ cần phải củng cố lại thông điệp này với
lòng biết ơn mỗi khi họ giúp bạn thoát khỏi những rủi ro tiềm ẩn.
Sử dụng đồ họa để giải quyết các xung đột dự án
Khi bạn phải từ chối, hãy chú ý tới cái nhìn của người giao việc vào sơ đồ
hoặc các tài liệu dự án, chứ không phải là vào thể diện của bạn. Dưới đây là
công cụ “ngoại giao” giảm rủi ro mà chúng tôi đã giới thiệu tới nhiều tổ
chức để giúp các nhà quản lý minh họa các rủi ro trong yêu cầu, mà không
gây bối rối cho người yêu cầu hoặc bản thân. (Chúng tôi gọi đó là những
“Thẻ Q” bởi vì các công ty liên quan đã cam kết với các chương trình chất
lượng toàn diện và cần thiết để tăng tính khả thi của mọi yêu cầu.) Những
“người thực hiện” sẽ đưa ra những rủi ro chính − thời gian, chi phí, khó
khăn về kỹ thuật hoặc xung đột với các nhiệm vụ ưu tiên khác. Tiếp theo,
họ sẽ cung cấp một số lựa chọn tiêu biểu khác cho người yêu cầu. Người
yêu cầu sẽ được khuyến khích hợp tác dựa trên nhiều ý tưởng hơn để thu
được kết quả mong muốn với mức rủi ro thấp.
