những lúc không có lựa chọn nào thay thế được việc tham dự trực tiếp để
bắt tay hoặc cúi chào nhau, làm quen, hiểu biết về các đối tác của mình.
MỘT SỐ GỢI Ý VỀ VIỆC SẮP XẾP HỢP LÝ CHƯƠNG TRÌNH HỌP
Một khi bạn và nhóm đã thống nhất rằng bạn sẽ đưa ra các chương trình
họp và những người khác phải tôn trọng giờ giấc thì đây là một cơ hội tốt
để những người phát biểu phải chuẩn bị trước những nhận xét và bài nói
của mình nhằm thực hiện đúng lịch trình. Chúng tôi nhận thấy có một số
nguyên tắc rất thịnh hành trong một công ty thành đạt, bao gồm:
• Liệt kê các mục có trong chương trình họp theo thứ tự ảnh hưởng: nếu hết
thời gian, thiệt hại sẽ ở mức tối thiểu.
• Các thành viên không ngắt lời người trình bày: Thay vì tập hợp tất cả các
câu hỏi vào một khoảng thời gian nhất định, hãy đưa nó vào sau mỗi mục
trong chương trình hoặc đẩy xuống phần Hỏi&Đáp đã được tính thời gian
trước trong phần cuối cuộc họp.
• Các thành viên không ngắt lời nhau hoặc không xung phong phát biểu.
• Tránh phản ứng kiểu “đã ở đó, thì phải làm như thế”. Không phê phán,
thay vào đó, hãy đưa ra một ý tưởng tốt hơn.
Thiết lập những quy tắc mặc định phù hợp với văn hóa công ty. Cách đây
nhiều năm, tôi phát hiện ra một thông báo rất đáng nhớ dán trên tường
phòng họp của công ty IBM ở Vermont. Tôi không bao giờ quên thông báo
đó. Nó đơn giản là:
Tôn trọng những thành viên vắng mặt trong cuộc họp
Tôi hiểu câu này có nghĩa là: Đừng trách móc những người không tham dự
cuộc họp.
