nguyên tắc này: Tính cấp thiết không lấn lướt được tính hiệu lực. Bạn hãy
suy nghĩ chín chắn khi xem xét khối lượng công việc hiện tại và dự định
của mình.
TIẾNG NÓI THỰC SỰ
Richard Shirley, quản lý hệ thống IT dân sự đặt trụ sở tại San Diego, đã nói
về đa nhiệm và biện pháp lựa chọn theo mức độ nguy cấp trong hoàn cảnh
chiến trận như sau:
Thứ tự ưu tiên chính là phương thức tiết kiệm thời gian ưa thích của tôi. Tôi
phân định các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và cấp thiết. Việc giữ
cho các nhiệm vụ không đồng thời trở nên quan trọng và cấp thiết cũng
giúp tôi không rơi vào tình trạng “quản lý phản động”. Nếu tôi có thể quản
lý thành công thời gian của mình, thì phần lớn các nhiệm vụ đều sẽ được xử
lý ở mức độ quan trọng, trước khi chúng trở nên cấp thiết.
Tôi luôn cố gắng tập trung vì tôi thường bị gián đoạn.
Một yêu cầu đặc biệt về thông tin hay yêu cầu giúp đỡ có thể buộc tất cả
những thứ khác phải ngừng lại. Lại một lần nữa, tôi sử dụng biện pháp lựa
chọn theo thứ tự nguy cấp. Nếu đó là việc cần được làm ngay lập tức – thì
tôi buộc phải dừng công việc đang làm và giải quyết vấn đề.
Thường thì ai có “lực kéo” mạnh nhất sẽ nhận được sự chú ý ngay lập tức.
Nếu đang soạn email, tôi thường phải lưu bản nháp, hoặc đặt ghi nhớ trong
Outlook. Tương tự, tôi cũng không cho phép có thêm một khoảng thời gian
quá dài giữa công việc gây gián đoạn và công việc tôi làm trước đó. (Tôi
nhận ra rằng nếu tôi rơi vào cái bẫy này thì sự tập trung ban đầu của tôi sẽ
biến mất nhanh chóng.) Tuy vậy, với những gián đoạn mà trước đây tôi
từng rất ghét, bây giờ tôi đã nhìn nhận với cách hiểu rằng chúng sẽ giúp tôi
