Chào giáo sư! Em đang xử lý một dự án liên quan tới <chủ đề X> với cố
vấn của mình là <giáo sư Y>. Em viết thư cho thầy để hỏi liệu có tiện cho
thầy không nếu em ghé qua chỗ thầy vào 15 phút cuối cùng trong giờ làm
việc vào ngày thứ Năm để trao đổi chi tiết hơn về dự án và xem xem liệu
nó có thể bổ sung cho dự án hiện tại của thầy hay không ạ?
Không giống như lời nhắn đầu tiên, lời nhắn này đưa ra một tình huống rõ
ràng giải thích tại sao cuộc gặp này cần diễn ra, đồng thời giảm thiểu tối đa
nỗ lực cần thiết mà người nhận phải bỏ ra khi phản hồi lại.
Để giúp bạn làm việc này, hãy thử áp dụng ba quy tắc sau đây nhằm phân
loại tin nhắn nào cần phản hồi và tin nhắn nào thì không.
Phân loại e-mail chuyên môn: Đừng trả lời một e-mail nếu nó rơi vào bất
kỳ trường hợp nào sau đây:
Mơ hồ, khó hiểu hoặc khiến bạn khó có thể đưa ra một phản hồi hợp
lý.
Không phải là một câu hỏi hay đề nghị mà bạn quan tâm.
Phản hồi cũng được mà không cũng chẳng sao.
Trường hợp nào cũng có ngoại lệ. Ví dụ, nếu CEO của công ty gửi cho bạn
một e-mail mơ hồ về một dự án mà bạn không quan tâm, bạn sẽ phải trả lời.
Nhưng khi xem xét những trường hợp ngoại lệ này, phương pháp tiếp cận
này yêu cầu bạn phải quyết liệt hơn trong việc có trả lời hay không.
Lúc đầu, bí quyết này có thể khiến bạn khó chịu một chút vì nó sẽ buộc bạn
phải phá vỡ quy ước quan trọng hiện có về e-mail khi cho rằng đã nhận
được e-mail thì phải trả lời, bất kể mức độ liên quan hoặc phù hợp của nó
ra sao. Cũng không thể tránh được việc sẽ có một số điều tồi tệ xảy ra nếu
bạn sử dụng phương pháp này. Ở mức tối thiểu, một số người có thể thấy
lúng túng hay bối rối – đặc biệt nếu họ chưa bao giờ thấy những lệ thường
tiêu chuẩn về e-mail bị nghi ngờ hoặc bỏ qua. Đây chính là vấn đề: Điều
