đứng. Những ví dụ này tập trung vào việc trả lời e-mail, nhưng rõ ràng là
cách tiếp cận tương tự cũng có hiệu quả khi viết e-mail từ đầu.
Cách tiếp cận lấy quy trình làm trung tâm đối với e-mail có thể giảm thiểu
đáng kể tác động của công nghệ này lên thời gian và sự chú ý của bạn. Có
hai lý do. Thứ nhất, nó làm giảm lượng e-mail đến của bạn – đôi khi là
giảm đáng kể (một việc đơn giản như lên kế hoạch cho một buổi gặp gỡ ở
quán cà phê có thể dễ dàng biến thành nửa tá tin nhắn hoặc hơn thế trong
khoảng thời gian nhiều ngày nếu bạn không cẩn trọng về câu trả lời của
mình). Đổi lại, e-mail kiểu này sẽ giúp bạn giảm bớt thời gian truy cập hộp
thư đến và đỡ phải động não suy nghĩ nhiều về những việc cần làm.
Thứ hai, bạn có thể dùng thuật ngữ của David Allen. Khi một dự án được
khởi xướng bằng một e-mail mà bạn gửi đi hoặc nhận về, nó sẽ ngự trị
trong tâm trí bạn – trở thành điều gì đó “bạn phải quan tâm” và cần được
giải quyết. Phương pháp này sẽ đóng vòng lặp ngay sau khi nó hình thành.
Bằng cách xem xét toàn bộ quy trình, thêm vào danh sách công việc và lịch
trình của bạn bất kỳ cam kết liên quan nào về phía bạn và thúc đẩy đối tác
của bạn, tâm trí của bạn có thể được giải phóng khỏi dự án. Ít xáo trộn tinh
thần hơn đồng nghĩa với nguồn lực tinh thần dồi dào hơn để tập trung suy
nghĩ sâu.
Các e-mail lấy quy trình làm trung tâm lúc đầu có thể miễn cưỡng. Vì
chúng đòi hỏi bạn phải dành nhiều thời gian hơn suy nghĩ về phản hồi trước
khi soạn e-mail. Lúc này, có vẻ như bạn đang phải dành nhiều thời gian hơn
vào e-mail. Nhưng điểm quan trọng cần nhớ là dành thêm 2-3 phút lúc này
sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều phút đọc và trả lời những tin nhắn không
cần thiết về sau.
Một vấn đề khác nữa là những lời nhắn tập trung vào quá trình có vẻ đã
được tóm tắt và quá khô khan. Những cuộc trao đổi xã giao hiện tại xoay
quanh e-mail ngày càng trở nên mâu thuẫn với lịch trình. Nếu bạn rơi vào
trường hợp này, tôi khuyên bạn nên bổ sung phần mở đầu mang tính trò
