sẽ ảnh hưởng đáng kể đến lượng thời gian và sự chú ý mà bạn dành cho
cuộc trò chuyện sau đó.
Đặc biệt, các e-mail với câu hỏi mở như thế này khiến người nhận không
thể xóa tin nhắn – tạm thời – khỏi hộp thư đến của bạn. Trong chốc lát, một
phản ứng nhanh chóng sẽ giúp bạn thở phào một chút vì bạn đã đẩy trách
nhiệm về phía người gửi bằng cách trả lời tin nhắn. Tuy nhiên, cảm giác
“giải thoát” này sẽ không kéo dài vì trách nhiệm này sẽ bị đẩy qua lại nhiều
lần nữa, tiếp tục xâm chiếm thời gian và sự chú ý của bạn. Do đó, theo tôi,
chiến lược đúng đắn để đối mặt với câu hỏi dạng này là tạm dừng một chút
trước khi trả lời và dành thời gian để trả lời gợi ý chính sau:
Dự án mà tin nhắn nhắc tới là gì và đâu là quy trình hiệu quả nhất để dự án
này kết thúc tốt đẹp?
Khi bạn tự trả lời được câu hỏi này, hãy thay thế một câu trả lời nhanh
chóng bằng một câu trả lời mô tả quy trình đã xác định, chỉ ra bước hiện tại
và nhấn mạnh bước tiếp theo. Tôi gọi đây là phương pháp tiếp cận lấy quy
trình làm trung tâm đối với e-mail, có khả năng giảm thiểu cả số lượng e-
mail bạn nhận được và những phiền nhiễu tinh thần mà chúng tạo ra.
Để giải thích rõ hơn quá trình này và hiểu được tại sao nó lại hiệu quả, hãy
xem xét các phản hồi lấy quy trình làm trung tâm sau đây đối với các email
mẫu từ trước:
Phản hồi e-mail số 1: “Tôi cũng muốn dùng cà phê. Gặp nhau ở quán
Starbucks trong khuôn viên nhé. Tôi đã liệt kê hai ngày mình rảnh vào tuần
tới. Mỗi ngày vào ba khung giờ dưới đây. Nếu lúc đó anh rảnh, hãy báo cho
tôi biết. Tôi sẽ xem anh rảnh lúc nào để sắp xếp cuộc gặp. Nếu không, hãy
gọi cho tôi theo số điện thoại bên dưới và chúng ta sẽ cùng thu xếp thời
gian. Mong nhận được phản hồi của anh.”
