Phản hồi e-mail số 2: “Đúng là chúng ta nên xem lại vấn đề này. Dưới đây
là đề xuất của tôi:
Hãy gửi e-mail cho tôi chia sẻ mọi điều anh còn nhớ về cuộc thảo luận của
chúng ta bất kỳ lúc nào trong tuần tới. Khi nào nhận được e-mail, tôi sẽ lập
một thư mục chung cho dự án và thêm vào đó một tài liệu tóm tắt những gì
anh gửi, kèm với những thông tin tôi còn nhớ về cuộc thảo luận trước của
chúng ta. Trong tài liệu, tôi sẽ đánh dấu hai hoặc ba bước chắc chắn nhất
tiếp theo.
Sau đó, chúng ta có thể thử nghiệm các bước tiếp theo này trong vài tuần
và kiểm tra lại. Tôi nghĩ chúng ta nên đặt lịch gọi cho nhau mỗi tháng một
lần để xử lý việc này. Dưới đây là một số ngày và giờ tôi có thể nghe điện
thoại. Khi phản hồi thư này, anh hãy cho tôi biết về ngày và giờ phù hợp
nhất với anh để chúng ta có thể xác nhận giờ gọi. Hy vọng chúng ta sẽ sớm
được thảo luận kỹ hơn về vấn đề này.”
Phản hồi e-mail số 3: “Cảm ơn anh vì đã gửi lại bản nháp cho tôi. Tôi sẽ
đọc nó và gửi một bản chỉnh sửa được chú thích bằng các nhận xét bình
luận vào thứ Sáu (ngày 10). Tôi sẽ chỉnh sửa trong khả năng và thêm những
nhận xét để anh biết những chỗ mà tôi nghĩ anh nên sửa đổi một chút cho
hoàn thiện. Anh sẽ chuốt lại và gửi bản thảo cuối cùng, vì vậy tùy anh nhé
– không cần trả lời lại thư này hoặc gửi lại tôi bản chỉnh sửa – tất nhiên là
trừ khi có vấn đề nào đó.”
Khi thảo ra các phản hồi mẫu này, tôi bắt đầu bằng cách xác định dự án mà
tin nhắn nhắc tới. Hãy lưu ý rằng từ “dự án” được sử dụng ở đây mang tính
bao quát. Nó có thể là các dự án lớn và rõ ràng, chẳng hạn như sự tiến triển
của một vấn đề nghiên cứu (ví dụ số 2), nhưng nó cũng có thể là những
hoạt động hậu cần nhỏ như sắp xếp một buổi đi uống cà phê (ví dụ số 1).
Sau đó, tôi sẽ dành vài phút để suy xét về quá trình đưa chúng ta từ hiện
trạng tới kết quả mong muốn với lượng tin nhắn tối thiểu. Bước cuối cùng
là viết một câu trả lời mô tả rõ ràng quá trình này và vị trí mà chúng ta đang
