Tóm lại, các công nghệ đứng sau e-mail có thể đã thay đổi, nhưng các quy
ước xã hội hiện tại chi phối cách chúng ta áp dụng công nghệ này thì vẫn
còn kém phát triển. Khái niệm cho rằng mọi tin nhắn, bất kể mục đích gì
hay người gửi là ai, đều được chuyển đến cùng một hộp thư và mọi tin
nhắn đều xứng đáng nhận được phản hồi (kịp thời) không hiệu quả đến
mức lố bịch. Bộ lọc người gửi là một bước nhỏ nhưng “có võ” giúp hướng
tới một trạng thái tốt hơn và là một ý tưởng hợp thời – ít nhất là với số
lượng doanh nhân và người làm việc tự do đang ngày càng gia tăng, họ
thường nhận được rất nhiều yêu cầu liên hệ và có khả năng hạn chế mọi
người tiếp xúc với mình. (Tôi cũng hy vọng rằng các quy tắc tương tự sẽ
trở nên phổ biến trong giao tiếp nội bộ ở các tổ chức lớn, nhưng vì những
lý do được đề cập trong Chương 2, còn lâu chúng ta mới có thể đạt được
thực tế đó.) Nếu bạn thuộc nhóm này, hãy cân nhắc sử dụng bộ lọc người
gửi như một cách để truy hồi lại một số quyền kiểm soát đối với thời gian
và sự chú ý của mình.
Mẹo số 2: Đưa ra nhiều nội dung hơn khi bạn gửi hoặc trả lời các e-
mail
Hãy xem xét các e-mail điển hình sau:
E-mail số 1: “Thật tuyệt khi được gặp anh tuần trước. Tôi muốn trao đổi
thêm một số vấn đề mà chúng ta đã thảo luận. Đi cà phê nhé?”
E-mail số 2: “Chúng ta nên trao đổi lại vấn đề nghiên cứu đã thảo luận
trong lần gặp trước. Hãy nhắc tôi xem chúng ta nói tới đâu rồi nhé?”
E-mail số 3: “Tôi đã phác thảo bài báo mà chúng ta nói hôm trước. Nó đã
được đính kèm dưới đây. Anh nghĩ thế nào về vấn đề này?”
Ba ví dụ này có lẽ rất quen thuộc với hầu hết những người lao động trí óc,
vì chúng đại diện cho rất nhiều các tin nhắn chất đầy trong hộp thư đến của
họ. Chúng cũng là mỏ vàng năng suất tiềm năng: Cách bạn phản hồi chúng
