Chủ đề: Hướng dẫn cách tỉa và báo cáo về việc trồng cây lâu năm.
Ngắn gọn nhưng hấp dẫn. Hãy viết thật súc tích và nêu lên mục đích của
bạn ngay phần đầu của bức thư. Phần thân nên ngắn gọn, có sức thuyết phục
và lôi cuốn ngay lập tức. Rất nhiều người chỉ đọc lướt qua các bức thư, vì
vậy bạn nên giúp họ xác định ý chính của bức thư một cách dễ dàng ngay từ
đầu.
Khả năng đọc lướt rất quan trọng, vì vậy bạn hãy in đậm những từ hoặc cụm
từ khóa. Chỉ gạch chân trong thư hoặc trên trang web của bạn nếu đoạn văn
bản đó là một đường dẫn.
Mang tính cá nhân. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhìn chung mọi người
thích một bức thư mang giọng điệu thoải mái và có tính chất đàm thoại. Vì
vậy, bạn hãy sử dụng các từ như: bạn, chúng tôi và tôi thay vì dùng tên công
ty của mình để giúp cho bức thư có tính chất đàm thoại hơn. Kiểu viết dùng
ngôi thứ nhất sẽ khiến bức thư có vẻ thoải mái hơn, đồng thời giúp khách
hàng và bạn có mối liên hệ một với một mật thiết.
Bạn càng khiến cho người đọc cảm thấy có mối liên hệ cá nhân với bạn -
quan hệ giữa người với người, chứ không phải với doanh nghiệp của bạn thì
các thư điện tử của bạn càng có ý nghĩa và hiệu quả. Hãy đảm bảo rằng tất cả
những bức thư của bạn được viết từ một người thật sự - bạn, quản lý của bạn,
một nhân viên của bạn - và được ký bởi tên của họ.
Hãy khiến cô giáo tiếng Anh tự hào. Đúng vậy, các bức thư của bạn chắc
chắn không được mắc một lỗi chính tả hay ngữ pháp nào. Chức năng kiểm
tra chính tả chỉ có thể giúp bạn được phần nào mà thôi. Bạn có hiểu ý tôi
không? Không có lỗi nào trong hai lỗi trên (mà thật sự là ba!) sẽ được chức
năng kiểm tra chính tả phát hiện ra. Vì vậy, bạn hãy đọc và sửa văn bản của
mình thật cẩn thận.
Có một mẹo hay là bạn hãy đọc to bài viết của mình sau khi đã viết xong và
kiểm tra độ trôi chảy, tính logic của nó. Hãy luôn luôn nhờ ít nhất một người
cùng kiểm tra với bạn để đảm bảo bài viết hợp lý và không mắc lỗi.
Những thư điện tử dùng trong kinh doanh không thích hợp nếu sử dụng
“ngôn ngữ Internet”, các biểu tượng cảm xúc hoặc các từ viết tắt lạ. LOL có
thể có nghĩa “cười thật to” với bạn nhưng người đọc có thể nghĩ rằng bạn
đang mạo hiểm. Hãy dành :-> và ;) cho BBCB, CORN (Dịch: Hãy lưu biểu
tượng cười duyên và nháy mắt cho Bạn Bè Của Bạn, Cảm Ơn Rất Nhiều).
