Quả thật, thư điện tử chính là một tiến bộ vĩ đại trong việc liên lạc giữa
người với người. Chúng ta có thể gửi thư điện tử tại bất kỳ thời điểm nào
trong ngày và cũng có thể biết rằng người kia đã nhận được nó chưa bằng
cách cài đặt chế độ buộc người nhận phải báo là đã nhận được. Chúng ta có
thể giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng mà không
cần phải tốn thời gian nói chuyện riêng với họ nếu chúng ta không muốn.
Bạn cũng cần phải lưu ý rằng thư điện tử có thể khiến bạn xao nhãng việc
xây dựng và vun đắp mối quan hệ với khách hàng, gia đình và bạn bè. Bất
cứ khi nào có thể, bạn nên liên lạc với mọi người trực tiếp hoặc qua điện
thoại và hãy tận dụng mọi cơ hội để làm điều này. Nhưng nếu họ lại chọn
cách liên lạc với bạn qua thư điện tử, hoặc nếu họ nói với bạn rằng họ thích
liên lạc bằng thư điện tử hơn, thì hãy tôn trọng điều đó. Ví dụ như khi một
khách hàng gửi thư điện tử yêu cầu bạn gửi cho anh ta hàng mẫu hoặc sách
giới thiệu sản phẩm, hãy cố gắng đích thân chuyển nó đến cho anh ta. Tuy
nhiên, nếu khách hàng chỉ hỏi một câu hỏi đơn giản và yêu cầu bạn phải trả
lời nhanh chóng, hãy sử dụng thư điện tử và không quên đề cập đến điều đó
vào lần gặp gỡ tiếp theo.
Bạn không nên sử dụng thư điện tử để trốn tránh rắc rối mà hãy mạnh dạn
đương đầu với nó. Bạn nên sử dụng thư điện tử để sắp xếp một cuộc gặp
với vị khách hàng đó, nhưng đừng cố gắng giải quyết một vấn đề quan
trọng thông qua thư điện tử.
Một vài người lại sử dụng thư điện tử để cố gắng tiếp cận khách hàng khi
tất cả những phương pháp khác tỏ ra không hiệu quả. Trong một vài trường
hợp, đó có thể là một chiến lược khôn ngoan, nhưng gọi điện thoại trực tiếp
thường phát huy hiệu quả tốt hơn.
Bạn cũng nên sử dụng thư điện tử để gửi các bản cập nhật thông tin và bản
dự báo hàng tuần cho quản lý của mình. Hãy thông báo cho cấp trên biết
những việc bạn làm và cả những thành tựu của bạn. Trong những trường
