của Press kit chính là thông cáo báo chí. Người làm PR cần có kỹ năng viết
thông cáo báo chí (xem phần kỹ năng viết thông cáo).
Viết bài phát biểu (nếu cần)… Bài phát biểu có thể do phía đối tác viết
hoặc do chính chúng ta viết cho khách hàng. Bài phát biểu không nên viết
quá dài dòng, cần ngắn gọn, đi đúng vào trọng tâm. Một bài phát biểu chỉ
nên gói gọn trong vòng 5 đến 10 phút. Một buổi họp báo có từ hai đến ba bài
phát biểu. Trước buổi họp báo một đến hai ngày, nhân viên PR cần thống
nhất trước với những nhân vật có bài phát biểu trong cuộc họp báo. Bạn cần
góp ý với những bài nói dài lê thê, xa rời chủ đề buổi họp. Hướng dẫn cho
các nhân vật cách trả lời những câu hỏi khó của báo giới khi họ trình bày bài
phát biểu của mình hoặc tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi.
Trong phần chuẩn bị tư liệu, nhân viên PR cũng cần chuẩn bị trước
khoảng 5 câu hỏi mồi – dạng câu hỏi gửi cho phóng viên khi tham dự
chương trình để nhờ họ đặt câu hỏi trong phần hỏi và đáp (Q&A). Nhân viên
PR cũng cần phải dự đoán những câu hỏi mà phóng viên có thể đặt ra trong
buổi họp báo và chuẩn bị trước hướng trả lời cho các vị chủ tọa. Bộ phận này
cũng cần phải hướng dẫn cho các vị chủ tọa cách trả lời, cách ứng xử với
phóng viên trong phần hỏi và đáp. Hãy nhớ một nguyên tắc, tất cả những gì
nói ra đều có thể được ghi âm lại, tất cả những cử chỉ, hành động trong buổi
họp báo đều có thể được chụp hình hoặc quay phim lại. Cho nên các vị chủ
tọa phải chú ý đến lời nói và hành động của mình trong buổi họp báo.
Bộ phận logistics
Công việc của logistics là lập bảng chi phí cho chương trình, làm việc với
các nhà cung ứng phục vụ cho chương trình. Trong TCHB, bộ phận logistics
đảm bảo mọi việc được diễn ra suôn sẻ và làm việc với bộ phận Sân khấu –
Âm thanh – Ánh sáng. Khác với tổ chức sự kiện, có thể thuê dàn âm thanh
bên ngoài, tổ chức họp báo chủ yếu sử dụng âm thanh, ánh sáng của khách
sạn. Tuy nhiên cũng cần phải đưa ra những yêu cầu cụ thể cho hệ thống âm
thanh, ánh sáng và lưu ý có một điều khoản về phần này trong khi ký hợp
đồng với khách sạn.
Bộ phận logistics cần đảm bảo âm thanh không hư hỏng, không bị rè,
tránh tình trạng hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc
được lúc mất.
Cần chuẩn bị micro đầy đủ (1 micro cổ cò ngay bục phát biểu, 1 micro
cho MC, 3 micro cho chủ tọa trong phần Q&A, 2 micro cho lễ tân chạy hai
cánh để phóng viên đặt câu hỏi).
Logistics cũng là bộ phận sẽ tham gia trong khâu thi công sân khấu, treo
111
