backdrop, banner, đặt standee, máy chiếu, v.v…
Bộ phận thiết kế
Sau khi thiết kế đã được khách hàng/ban lãnh đạo góp ý kiến, bộ phận
thiết kế sẽ chỉnh sửa lại. Sau khi hoàn tất, mẫu thiết kế được ký duyệt. Bộ
phận thiết kế sẽ kiểm tra về kích thước, màu sắc của backdrop, standee… rồi
chuyển file sang nhà in.
Sau khi tất cả các bộ phận hoàn tất công việc của mình, chúng ta sẽ tiến
hành họp triển khai công việc.
Họp triển khai nội bộ
Khoảng hai ngày trước buổi họp báo, chúng ta mời Đại diện bên khách
hàng/ban lãnh đạo tham gia họp chung với ban tổ chức. Trong buổi
họp này, mọi người cần rà soát lại tình hình thực hiện của các mảng
công việc, xem việc hoàn thành tới đâu, nếu có sự cố thì đưa ra biện
pháp khắc phục ngay lập tức.
Phía khách hàng/ban lãnh đạo sẽ thông qua nội dung, kế hoạch lần
cuối.
Trong buổi họp chúng ta cũng cần thảo luận và dự đoán những vấn đề
có thể phát sinh trong buổi họp báo và đề xuất cách thức ứng phó với
các tình huống phát sinh.
“Bài binh bố trận” tại hiện trường: xác định các vị trí tác nghiệp trọng
yếu trước và trong khi họp báo, phân công người đảm trách kết nối
ban lãnh đạo, khách mời, kỹ thuật viên.
Kiểm tra lần cuối
Trước họp báo một ngày, chúng ta cần kiểm tra lại các hạng mục đã chuẩn
bị: Press kit, kỹ thuật, trang trí, quà tặng, tiệc nhẹ… đảm bảo tất cả đều đã
sẵn sàng.
Hai tiếng trước giờ họp, bộ phận logistics phải đến để giám sát việc thi
công sân khấu và các hạng mục khác. Trước khi họp báo diễn ra cần phải
kiểm tra tình trạng sử dụng của các phương tiện bổ trợ: bộ đàm, âm thanh
bàn chủ tọa, điện, máy chiếu, v.v… Kiểm tra việc sắp xếp tea-break và các
món ăn.
B. TIẾN HÀNH HỌP BÁO
112
