Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ
trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống
kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác
nghiệp cho phóng viên.
Buổi họp báo nên được bắt đầu đúng giờ, dù cho có bao nhiêu người tham
dự (chỉ nên trễ tối đa 15 phút, không nên trễ quá lâu). Mặc dù theo kịch bản,
chương trình sẽ diễn ra lúc 9 giờ, nhưng trong thực tế có thể thay đổi từ 5-15
phút, trưởng ban tổ chức cần xác định giờ nhất định để bắt đầu khi lượng
khách mời chưa đến đông đủ hay đã có mặt khoảng 80%. Tại hiện trường
họp báo, giờ bắt đầu sẽ do trưởng ban tổ chức thông báo với MC và các
thành viên khác.
Trong suốt buổi họp báo, chúng ta chỉ nên bố trí nhân sự vừa đủ trong
phòng họp báo. Những người không có nhiệm vụ nên đứng ở sảnh
ngoài, không nên để quá đông người không phận sự ở trong phòng
họp.
Cần phải bám sát nội dung kịch bản, hạn chế tối đa những thay đổi đột
xuất. Tập trung vào thông tin chính, đi thẳng vào vấn đề.
Có thời gian dành cho báo chí phát biểu, đặt câu hỏi.
Trả lời chính xác, gãy gọn câu hỏi của phóng viên. Đề nghị hoãn lại để
trả lời sau đối với những câu hỏi quá nhạy cảm hoặc cần sự chuẩn bị
chu đáo.
Trong quá trình họp báo, mọi người đứng ở vị trí đã được phân công
(dùng bộ đàm liên lạc, tránh trình trạng di chuyển khái vị trí). Các vị trí cần
lưu ý:
Nhân viên PR: Tiếp báo chí và hướng dẫn lễ tân đón khách
Nhân viên PR cần đứng ở bàn tiếp Báo chí (ở khu vực đón khách thường
sẽ phân chia theo khu: Báo chí, VIP, khách mời…), khi phóng viên đến, Lễ
tân sẽ hướng dẫn phóng viên đến bàn báo chí, cài hoa cho phóng viên, nhân
viên PR sẽ nhận lại thiệp mời, đưa danh sách ký tên (xem phần phụ lục) cho
phóng viên và gửi đến anh chị bộ Press kit.
Nhân viên phụ trách âm thanh – ánh sáng
Đứng ở vị trí cố định, gần những người điều chỉnh âm thanh ánh sáng.
Nhân viên này sẽ dựa vào kịch bản và nhắc cũng như hướng dẫn bộ phận âm
113
