Tổ chức những buổi gặp gỡ thân mật với phóng viên tại công ty/nhà máy.
Nhân dịp công ty mới nhập về dây chuyền sản xuất mới hoặc ra sản phẩm
mới. Buổi tiệc gọn nhẹ, giao lưu là chính không đặt nặng vấn đề thông tin.
Tổ chức tour du lịch mời phóng viên tham gia
Tham quan văn phòng công ty đặt tại các tỉnh hoặc nước ngoài. Tour cần
lên một lịch trình cụ thể. Từ việc đón tiếp phóng viên, di chuyển/tham quan
và thực đơn. Tránh chương trình rối ren và phản tác dụng.
Tất cả những điều bạn làm ở trên nhằm thực hiện điều cốt yếu là thiết lập
một quan hệ đôi bên cùng có lợi và quan hệ này sẽ bền chặt hơn theo thời
gian.
6. Cách theo dõi tin
Khi nhân viên PR đã tiếp cận và gửi thông tin cho phóng viên để đưa tin
thì chúng ta thường mắc một sai lầm đó là bắt đầu chuyển qua “tấn công”
các phóng viên đó. Các bạn nhắn tin hay gọi điện cho nhà báo để dò hỏi tin
của mình khi nào sẽ đăng. Có bạn khi nói chuyện đi thẳng vào vấn đề hỏi
ngay “tin khi nào được đăng?” còn có bạn thì khéo léo hơn bằng câu hỏi
“Anh chị có cần thêm thông tin gì không?”, dù bằng cách nào thì các bạn
làm PR cũng đã quên đi một điều là nhà báo không bao giờ quyết định được
việc đăng bài trên báo mà nó thuộc quyền quyết định cuối cùng từ tòa soạn.
Chính vì không hiểu điều này dẫn đến nhiều tình cảnh “dở khóc, dở cười” là
PR truy tìm nhà báo đã hứa hẹn, thậm chí “hăm dọa” nhà báo đã “lỡ” nhận
thù lao.
Vậy câu hỏi đặt ra ở đây là các bạn nắm bắt thông tin của mình bằng cách
nào? Có một vài cách như sau:
Viết email cảm ơn phóng viên đã đến tham dự chương trình (đây là
một cách nhắc nhở khéo léo, bạn sẽ nhận lại được email phản hồi của
phóng viên, và trong email phóng viên sẽ cung cấp thêm một vài thông
tin là bài viết về chương trình của bạn đã được đi tin và khi nào sẽ phát
sóng).
Cách quan trọng và thường xuyên nhất là bạn phải tự mua báo và theo
dõi tin tức của mình. Nhân viên PR phải chủ động trong việc theo dõi
tin, chứ không phụ thuộc vào nhà báo.
Sử dụng dịch vụ điểm báo của các công ty.
Nắm được lịch phát sóng, thông báo cho những người liên quan để
64
