Phương án 1: Mời cả hai phóng viên cùng một tòa soạn báo tham gia nếu
kinh phí cho phép và được sự chấp thuận của cấp trên.
Phương án 2: Không có kinh phí – bạn nên tự hỏi mình các câu hỏi sau:
Mức độ quen biết của cấp trên/doanh nghiệp với phóng viên?
Phóng viên đang phụ trách mảng nào?
Liệu sau sự kiện phóng viên đó có đưa tin không?
Đến đây, người làm PR sẽ phải xem lại yêu cầu từ cấp trên/doanh nghiệp:
Nếu chương trình không đảm bảo tin thì vấn đề này dễ giải quyết, người phụ
trách PR chỉ cần xin số điện thoại của phóng viên từ cấp trên/doanh nghiệp
và mời tham dự. Nếu chương trình cần đảm bảo tin – phần tin trên báo này,
chúng ta không chịu trách nhiệm. Người phụ trách PR cần có sự thỏa thuận
trước với cấp trên/doanh nghiệp. Mọi việc cần được xác nhận bằng văn bản
hoặc ít nhất cần được xác nhận qua email.
Tình huống 3
Doanh nghiệp bắt buộc phải đảm bảo 100% báo đăng tin.
Thông thường Agency chỉ đảm bảo 70 – 80% tin được đăng tải. Phóng
viên không có quyền quyết định tin đăng hay không, tuy nhiên khi gặp tình
huống này chúng ta có thể xử lý như sau:
Khi lập ngân sách, cần dành một khoản kinh phí dự trù đảm bảo mua
tin booking (mua tin qua phòng quảng cáo của tòa soạn)
Lập chi phí mời phóng viên nên để dư ra một khoản.
Khi tin rớt (không được đăng tải) chúng ta có thể bù tin sang các báo
có vị thế tương đương hoặc mua tin trên những báo bị rớt tin.
Tình huống 4
Khi phóng viên vòi tiền doanh nghiệp?
Người phụ trách PR công ty cần phải tiến hành những bước sau:
1. Tổ chức buổi họp với Ban lãnh đạo.
67
