4. ÁP DỤNG SƠ ĐỒ QUY TRÌNH VÀO
TỔ CHỨC HỌP BÁO
A. QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ
1. Họp với khách hàng hoặc ban lãnh đạo
Trước khi tổ chức họp báo (TCHB), chúng ta cần nắm được nội dung
chính và một số yêu cầu cụ thể về chương trình. Do đó, bước đầu tiên, chúng
ta phải họp với khách hàng (nếu làm việc tại Agency ), hoặc họp với ban
lãnh đạo (nếu làm PR tại doanh nghiệp). Đây là bước rất quan trọng, chúng
ta phải tìm hiểu được ý định của khách hàng/ban lãnh đạo, ý tưởng, mục đích
của họ. Bước này càng chi tiết, rõ ràng thì trong quá trình viết nội dung kịch
bản, chúng ta sẽ đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hoặc ban lãnh đạo
công ty. Trong buổi họp, chúng ta cần làm rõ các vấn đề bằng cách trả lời
cho những câu hỏi sau:
Mục đích họp báo là gì?
Mục tiêu cụ thể muốn đạt được là gì?
Ai tổ chức chính, phối hợp với ai?
Chương trình cụ thể khi họp báo là gì?
Khi nào tổ chức?
Tổ chức ở đâu ?
Khách mời là ai?
Ai sẽ tham gia trong chương trình?
Ngân sách tổ chức là bao nhiêu?
Ngoài việc đặt ra các câu hỏi như trên, chúng ta cũng cần xác định rõ
ràng, chi tiết mục tiêu của buổi họp báo.
Tổng số tin bài, đầu báo sẽ đăng tải?
Số tin bài, đầu báo trong nhóm báo trọng yếu sẽ đăng tải?
76
