Trong các câu hỏi được đặt ra, chúng ta nên lưu ý đặc biệt đến thời gian tổ
chức họp báo, vì thời gian là vấn đề rất quan trọng. Khi TCHB, chúng ta nên
tránh “đông” với các sự kiện tương tự như hội thảo, triển lãm, hội nghị…
Đặc biệt nên tránh tổ chức trùng ngày sự kiện của quốc gia như các lễ hội,
ngày bầu cử, khánh thành công trình, cầu đường… Cũng không nên TCHB
vào những dịp lễ hay các kỳ nghỉ, có thể sẽ ảnh hưởng đến số lượng người
tham dự.
2. Họp ban tổ chức thực hiện họp báo
Sau khi có được thông tin từ khách hàng, chúng ta trở về công ty họp ban
tổ chức – những người sẽ thực hiện buổi TCHB này. Trong buổi họp sẽ có
đại diện của bốn bộ phận trong quy trình (bộ phận event, PR, Logistics, thiết
kế). Các bộ phận sẽ được biết về những thông tin, yêu cầu, ý tưởng của cuộc
họp báo có được từ cuộc họp với khách hàng hoặc ban lãnh đạo. Và sẽ được
phân công nhiệm vụ cụ thể, sau buổi họp này các bộ phận sẽ bắt tay vào thực
hiện công việc đầu tiên của bộ phận mình, đây là giai đoạn 1 trong quá trình
chuẩn bị.
Giai đoạn 1
Giai đoạn này còn gọi là viết Proposal, là giai đoạn chuẩn bị nội dung tổng
quát để đấu thầu, trình bày ý tưởng với khách hàng/ban lãnh đạo, sau khi đã
trình bày và nếu được khách hàng/ban lãnh đạo chấp nhận, ký hợp đồng/ký
duyệt thì chúng ta mới chính thức trở thành người tổ chức buổi họp báo này.
Sau khi giai đoạn 1 thành công, hợp đồng được ký kết, các bộ phận mới bắt
tay vào chuẩn bị chương trình chi tiết ở giai đoạn 2.
Ở giai đoạn này, đầu tiên bộ phận event sẽ đi khảo sát địa điểm và viết
cấu trúc, nội dung khái quát về chương trình:
Khảo sát địa điểm tổ chức
Địa điểm có thể tạo ra hay phá hỏng buổi họp báo. Chính vì thế, đừng bao
giờ xem nhẹ việc chọn địa điểm tổ chức. Một chương trình hay nhưng địa
điểm không thuận lợi về đường đi, điểm trông giữ xe, tiền gửi xe… cũng sẽ
tạo ấn tượng không tốt cho người tham dự. Thông thường khi TCHB, các
doanh nghiệp sẽ chọn trung tâm hội nghị, phòng họp của khách sạn, hoặc hội
trường của công ty với trang bị kỹ thuật đầy đủ. Khi chọn địa điểm cần phải
đảm bảo những tiêu chuẩn của một phòng họp như: không gian, điều kiện tác
nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh… Để có một địa điểm
tổ chức tốt, bạn không thể ngồi ở nhà và gọi điện thoại đặt chỗ. Bạn phải đến
hiện trường và khảo sát tất cả các hạng mục nơi mà bạn định thuê để TCHB.
Khi khảo sát địa điểm, tốt nhất bạn nên đi hai người, một của bộ phận sự
77
