Trong kỷ nguyên của công nghệ và kỹ thuật hiện nay, không thể thiếu được
việc áp dụng các phần mềm giá rẻ, tiện ích đang thịnh hành để chuyên
nghiệp hóa công ty của bạn ngay từ lúc mới thành lập. Tôi đã gặp rất nhiều
doanh nhân, những người phải vật lộn nhằm hiện đại hóa công ty của mình
trước khi những công cụ này xuất hiện. Không thành công, họ đành bán
công ty đi. Tôi có thể thông cảm với những doanh nhân này, nhưng đối với
cá nhân mình, tôi thấy thật thú vị khi những người mua sau đó lại có được
các công nghệ mới, khiến việc điều hành công ty trở nên dễ dàng hơn. Và
tôi cũng hết kiên nhẫn với những ai thành lập công ty trong thời buổi ngày
nay mà lại không trang bị máy tính, công nghệ thông tin… ngay từ đầu.
Việc đó rất đơn giản!
• Mua một phần mềm kế toán và dành thời gian để nghiên cứu nó. Đừng
nên suy nghĩ rằng Excel là đủ để theo dõi hoạt động tài chính của công ty
bạn. Hãy sử dụng một phần mềm phù hợp với công ty nhỏ, và nếu bạn có
yêu cầu gì về các tài khoản hay hóa đơn, hãy xin vài lời khuyên trước đó.
Hãy tự học cách sử dụng các phần mềm ngay cả khi sau này bạn sẽ thuê
một nhân viên chuyên nghiệp.
• Sử dụng máy tính để hạch toán hóa đơn, các khoản phải thu, phải trả. Hãy
quản lý lợi nhuận và thua lỗ (profit and loss — P&L) bằng máy tính. Hoạch
định hóa đơn, các khoản phải trả (A/P), các khoản phải thu (A/R) trên máy
tính, nhờ đó bạn có thể lưu giữ
được các hóa đơn điện tử lâu dài và cũng không bị ngập đầu với một đống
giấy trong phòng làm việc. Hãy in hóa đơn của bạn theo mẫu chuyên
nghiệp.
• Thuê ngoài trong việc tính toán bảng lương. Ngay cả khi bạn chỉ có hai
hay ba nhân viên thì đây cũng là việc đáng làm. Khi là chủ sở hữu một
doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ không muốn đau đầu bởi những vấn đề pháp lý
liên quan tới tính toán và thuế thu nhập hay các nghĩa vụ khác liên quan.
