5. Thêm cột ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho toàn bộ dự án và cho mỗi
nhiệm vụ cụ thể. Bạn cũng có thể thêm cột ngày sớm nhất cũng như
ngày muộn nhất có thể bắt đầu quản lý thời gian và kết thúc, nhờ đó
bạn có thể nhìn thấy mình được linh động đến mức nào. Hãy sử dụng
đồ thị Gantt.
6. Khi lập kế hoạch, hãy nhớ rằng một vài đồng nghiệp làm việc với bạn
trong dự án này có thể cũng đang làm việc với những dự án khác.
Ngoài ra, hãy dành thời gian để bộ phận có thẩm quyền phê duyệt các
giai đoạn khác nhau.
7. Cuối cùng, hãy dự trù thời gian cho những sự trì hoàn ngẫu nhiên,
những kỳ nghỉ của nhân viên, hay việc nhân viên bị ốm… Việc lập kế
hoạch của bạn cần dựa vào cơ sở 40 đến 44 tuần một năm (không phải
52) để đạt được hiệu quả cao nhất.
“10% cuối cùng của dự án chiếm 90% thời gian.”
Khuyết danh
Một phút suy ngẫm:
Hãy nghĩ về một nhiệm vụ hoặc một dự án mà gần đây bạn đang
thực hiện. Bạn có một kế hoạch làm việc không? Nếu có, nó có những
điểm được đề cập đến ở đây không? Khi hoàn thành công việc, hãy
nhìn lại xem kế hoạch của bạn đúng đắn như thế nào.
Lập một kế hoạch làm việc có nghĩa là bạn có thể nhìn thấy rất rõ
ràng kiểu quy trình bạn tiến hành thực hiện dự án.
Tình huống:
Tôi thường viết rõ tất cả các công việc cần làm trong ngày. Khi
hoàn thành mỗi nhiệm vụ, tôi gạch nó đi. Nếu vì một lý do nào đó mà
một nhiệm vụ chưa được hoàn thành, tôi sẽ khoanh tròn nhiệm vụ đó
và để nó vào kế hoạch của ngày tiếp theo.
