Xử lý sự gián đoạn
Tất cả chúng ta đều bị gián đoạn khi đang làm việc, khiến chúng ta
làm việc chậm chạp hơn hoặc xao nhãng khỏi những nhiệm vụ mà
mình đang thực hiện. Chúng ta cần phải học cách đối phó với chúng để
giảm thiểu những tác động tiêu cực.
Dưới đây là một số hướng dẫn để giúp bạn đối phó tốt hơn với sự gián
đoạn trong công việc hàng ngày:
Đừng tự làm mình xao nhãng. Hãy luôn nghiêm khắc và tự kiểm
soát bản thân. Lập kế hoạch làm những việc thường xuyên phải làm
vào những khoảng thời gian cụ thể.
Chủ động. Nếu ai đó gửi thư cho bạn và hỏi xem khi nào thì họ có thể
nói chuyện với bạn qua điện thoại, hãy kiểm soát và nói với họ thời
gian tốt nhất, đưa ra một khoảng thời gian chính xác.
Đưa ra chỉ dẫn rõ ràng. Khi ủy thác công việc cho người khác, hãy
đưa ra hướng dẫn thực sự rõ ràng, và họ sẽ không phải thường xuyên
xin lời khuyên từ bạn nữa. Khi ai đó cần đến sự giúp đỡ của bạn, hãy
hỏi người đó xem họ có thể tự giải quyết vấn đề không – điều này sẽ
giúp bạn tiết kiệm thời gian vì họ sẽ học cách làm và có được cảm
giác tự tin để tự giải quyết các vấn đề của họ.
Ủy quyền cho những đồng nghiệp mà bạn tin tưởng. Giao trách
nhiệm và quyền hạn cho những đồng nghiệp mà bạn tin tưởng nhất, và
chấp nhận rằng kiểu làm việc của họ có thể khác bạn. Đừng gây trở
ngại trừ khi bạn buộc phải làm thế.
Giữ kiểm soát. Cố gắng lập kế hoạch giải quyết sự gián đoạn vào
những thời điểm khác phù hợp với bạn: “Hãy nói về vấn đề đó vào lúc
4 giờ chiều.” Nếu không thể, hãy nói với họ rằng hiện tại bạn có năm
phút. Hãy hoàn thành nhiệm vụ còn dang dở của bạn để giảm thiểu
những ảnh hưởng của việc bị gián đoạn.
