SỰ THẬT 18
Hãy duy trì một danh sách rõ ràng
Các đội marketing phải đầu tư một lượng lớn thời gian và công sức để tìm kiếm thông tin về khách
hàng, chính vì thế mà tôi lấy làm ngạc nhiên là tại sao họ lại không bỏ ra chút thời gian để giữ cho
danh sách khách hàng của mình trở nên rõ ràng và sạch sẽ, hay còn gọi là “vệ sinh danh sách”. Khi sử
dụng các danh sách email để làm marketing, nếu bạn không có cơ sở dữ liệu chính xác, điều đó sẽ
không chỉ làm lãng phí nguồn lực mà còn ảnh hưởng xấu tới uy tín của bạn cũng như tới khả năng
phân phát email. Khi giữ gìn dữ liệu cẩn thận, bạn sẽ có thể:
•Tiết kiệm chi phí – Nếu gửi tới ít địa chỉ hơn, các khoản chi phí của bạn sẽ giảm xuống (đặc biệt
trong trường hợp bạn đang làm việc với một nhà cung cấp dịch vụ email và phải trả phí cho mỗi email
gửi đi).
•Tránh làm sai lệch thông tin thống kê – Khi loại bỏ các địa chỉ không còn hoạt động, các địa chỉ trả
lại email, cũng như địa chỉ của các đội tiếp thị (như sales@ hay news@), bạn sẽ gửi ít email hơn mà
vẫn có được tỷ lệ mở email tương tự, và do đó, tỷ lệ mở thư của bạn sẽ cao hơn và phản ánh đúng thực
tế hơn.
•Nâng cao khả năng phân phát email – Thanh lọc danh sách sẽ loại bỏ nghi ngờ thư rác từ các nhà
cung cấp dịch vụ internet. Hơn nữa, bạn sẽ không phải gửi email cho những người không quan tâm,
mà đây lại là những người rất có khả năng sẽ thông báo email của bạn là thư rác.
1. Xác định các địa chỉ cần loại bỏ ngay lập tức
Thanh lọc danh sách giúp bạn tìm kiếm và điều chỉnh danh sách của mình, đồng thời vẫn bảo đảm
được độ tin cậy của nó. Các địa chỉ email bạn cần loại bỏ là:
•Địa chỉ trả lại email
•Địa chỉ có lỗi chính tả
•Địa chỉ không có dấu @
•Địa chỉ có chữ www sau ký hiệu @
Bạn cũng có thể ngăn chặn được nhiều địa chỉ sai này bằng cách sửa địa chỉ ngay tại thời điểm đăng
ký. Một trong những cách làm hiệu quả nhất là có hai ô đăng ký email kết hợp với một phương pháp
hay thiết bị nào đó có thể nhận diện được khi nào thì hai địa chỉ email được cung cấp không khớp với
nhau.
Địa chỉ trả lại email tức là email của bạn không được gửi tới địa chỉ đó, và bị trả về với người gửi. Các
trường hợp email bị trả lại có thể xảy ra vì nhiều lý do khác nhau, và thường được chia ra làm hai loại
cứng và mềm. Trả lại email cứng có nghĩa là địa chỉ email đó không đúng hoặc không còn tồn tại nữa.
Bạn hãy loại bỏ những địa chỉ này khỏi danh sách gửi thư của mình, bởi nếu vẫn tiếp tục gửi tới các
địa chỉ đó, bạn sẽ bị lọt vào “tầm ngắm” của các nhà cung cấp dịch vụ internet.
Trả lại email mềm nghĩa là email của bạn bị từ chối vì một rắc rối tạm thời nào đó trong khâu gửi nhận
email. Có nhiều lý do dẫn đến tình trạng này, bao gồm: hộp thư của người nhận bị đầy, máy chủ gặp
sự cố, hay chỉ đơn giản là email của bạn quá lớn. Trong trường hợp này, bạn có thể thử gửi lại email,
nhưng nên nghĩ tới chuyện loại bỏ địa chỉ đó khỏi danh sách sau vài lần gửi không thành công. Nếu
gửi email định kỳ hàng tháng, bạn nên loại bỏ địa chỉ này sau hai lần gửi không thành. Nếu bạn gửi
47
