với tần suất cao hơn, chẳng hạn hàng tuần hay hàng ngày, bạn nên loại bỏ địa chỉ này sau 5 hoặc hoặc
hơn 5 lần thất bại. Nếu bạn liên tục nhận được email trả lại dạng mềm, chắc hẳn phải có lý do nào đó.
Nếu không loại bỏ những địa chỉ trả lại email cứng hoặc mềm khỏi danh sách gửi email, các nhà cung
cấp dịch vụ internet có thể sẽ ngăn chặn email của bạn. Bởi vì những đối tượng gửi thư rác thường cố
gắng gửi email tới càng nhiều địa chỉ càng tốt, và họ thường “đoán mò” hoặc tạo ra địa chỉ email chỉ
nhằm gửi đi thông điệp của mình, nên họ thường gửi email sai địa chỉ hay mắc phải các bẫy thư rác
(tức là những địa chỉ do các nhà cung cấp dịch vụ internet cố tình tạo ra để nhận dạng địa chỉ gửi thư
rác). Khi email của bạn đã bị chặn lại, bạn phải rất vất vả mới có thể thoát ra khỏi danh sách đen của
các nhà cung cấp.
Một tác hại khác của việc không loại bỏ các địa chỉ trả lại email là nó sẽ làm sai lệch các con số đo
lường chung. Có thể nếu giữ nguyên các địa chỉ đó, bạn sẽ có một danh sách email dài với tổng số
email gửi đi lớn, nhưng đổi lại bạn sẽ làm sai lệch các chuẩn đo khác, và bạn sẽ không có được một
kết quả xác thực về thành công (hay thất bại) của mình.
2. Kiểm tra địa chỉ email không hoạt động
Nếu bạn đang chạy một chương trình email marketing, hẳn bạn sẽ muốn theo dõi kết quả theo thời
gian. Điều này sẽ mang lại cho bạn một nguồn thông tin hữu ích, qua đó bạn có thể biết khách hàng
tiềm năng thích gì hay không thích gì, và đâu là những người phản ứng lại hay không phản ứng lại các
thông điệp email của bạn. Nếu nhận thấy một số người không hề có phản ứng với một trong những
thông điệp của mình, có thể đây là thời điểm để bạn tái thu hút sự quan tâm của họ hoặc loại bỏ họ
khỏi danh sách gửi email. Trước khi làm như vậy, hãy kiểm tra báo cáo theo thời gian; đừng loại bỏ
địa chỉ email nào đó chỉ bởi vì chủ email không quan tâm đến 2 trong số 10 email thư tín gần đây của
bạn. Không có quy tắc chính xác nào quy định nếu người đăng ký không hoạt động trong bao nhiêu
lâu thì bạn có thể loại họ khỏi danh sách gửi email. Tất cả đều phụ thuộc vào nội dung và bản chất của
sự quan tâm đối với chương trình của bạn. Bạn cũng cần phải cân nhắc tới các yếu tố tác động về mặt
thời vụ. Không nên loại bỏ người đăng ký không phản ứng với các email gần đây nếu sản phẩm bạn
bán chỉ thích hợp cho một vài thời điểm nào đó trong năm.
3. Tái kích hoạt các email không hoạt động
Sau khi đã biết được người nào “ngủ gật” ở hộp thư, thì việc loại bỏ email của họ có thể giúp bạn gia
tăng tỷ lệ phản ứng của người nhận; tuy nhiên, điều đó chỉ xảy ra nếu bạn làm đúng nguyên tắc. Có
một số cách giúp bạn “tái kích hoạt” những người này. Phương án đầu tiên là gửi email thông báo rằng
họ thiếu sự tương tác với những email trước đó của bạn, đồng thời cho biết ý định loại bỏ họ khỏi danh
sách nếu họ không đăng ký lại. Để đạt hiệu quả cao nhất, hãy sử dụng thông điệp này để tìm hiểu lý do
tại sao họ không đọc các email của bạn, đưa ra một vài hình thức phần thưởng nào đó, hoặc cung cấp
nội dung phù hợp hơn nhằm khiến họ tiếp tục đăng ký. Hãy hành động để giữ họ lại trong danh sách
và khiến họ tham gia vào chương trình email của bạn. Nếu họ không có phản ứng nào với thông điệp
này, có khả năng là bạn đã mất họ.
Một phương án khác ít được khuyến khích hơn là gửi email tới những địa chỉ không hoạt động này và
thông báo rằng họ sẽ bị loại bỏ khỏi danh sách của bạn nếu họ không tiến hành đăng ký lại. Phương
pháp này có hiệu quả nếu bạn chỉ muốn loại bỏ những đối tượng người nhận không hoạt động chứ
không muốn mất thời gian tìm hiểu lý do tại sao hay trao đổi thứ gì đó có giá trị với họ để giữ chân họ.
Website nổi tiếng CBS SportsLine quyết định thu hẹp danh sách email và loại bỏ những người đăng ký
không hoạt động nhằm nâng cao chất lượng và giảm số lượng. Website chuyên về thể thao này gửi
thông điệp tới những người này thông báo rằng họ sẽ không nhận được các email của website nữa nếu
họ không tái đăng ký trong một khoảng thời gian nhất định. Theo những gì được báo cáo lại, lượng
email trong danh sách của website này đã giảm từ 7 xuống còn 6 con số.
48
