số 8939.” thì người thư ký khi mở thư sẽ ngay lập tức chuyển nó tới
người chịu trách nhiệm trong công ty.
Thông thường, trong văn bản tiếng Việt, chủ đề thường được
bắt đầu bằng từ Về việc, viết tắt V/v hoặc V.v. sau đó là ghi chủ
đề. Ví dụ: V/v. Ký kết Hợp đồng số…
8. Nội dung
Trong phần nội dung thư, trước tiên phải xem xét bố cục tổng
thể của lá thư. Bạn phải xác định độ dài, ngắn của thư, các ý chính và
những điểm muốn nhấn mạnh, cách bố trí các đoạn trên trang
giấy.
Đây là phần quan trọng nhất của một lá thư, bạn nên trình bày
ngắn gọn và dễ hiểu. Có thể phần lớn thư kinh doanh là các thư
quan trọng, nhưng hãy soạn thư với một giọng văn trang trọng chứ
không quá khô cứng, nên tạo ra không khí thoải mái như một cuộc
trò chuyện.
Độ dài của thư tùy thuộc vào nội dung muốn truyền tải. Nhưng
nếu trong thư có quá nhiều vấn đề thì nên tách ra thành nhiều
thư, mỗi thư một hoặc hai chủ đề tương thích. Tránh những lá thư
quá dài, nhiều nội dung làm người đọc bị phân tán và cũng không
quá ngắn, làm người nhận có cảm giác bị xem nhẹ.
9. Kết thúc thư
Trong văn bản tiếng Anh, khi lời chào là “Dear Sir” hoặc “My
Dear Sir”, thì lời kết có thể là “Yours truly” hoặc “Very truly yours”.
Nếu trong thư là mối quan hệ cá nhân thì có thể đặt “Sincerely”
hoặc “Sinceryly yours”, không bao giờ sử dụng các cụm này trong thư
gửi tới công ty. Cụm “Respectfully yours” chỉ xuất hiện trong những
