Trong một số văn phòng lớn, công việc soạn thảo văn bản cho
từng bộ phận có thể do chính người của nhóm đó đảm nhiệm, nhằm
đảm bảo sự chính xác về nội dung, ngữ nghĩa, đặc biệt là tài liệu liên
quan đến kỹ thuật. Sau đó, có thể chuyển đến cho thư ký hành
chính hoặc những người đảm trách về thông tin như bộ phận
truyền thông, quảng cáo của công ty để chỉnh sửa hoàn thiện.
Đối với những văn bản thông thường, như các thông báo, thư mời
chung của toàn công ty có thể do thư ký hành chính đảm nhiệm.
Đối với những văn bản quan trọng, có thể sếp sẽ là người đọc và
kiểm tra tài liệu cuối cùng, sau đó trả lại cho thư ký hành chính để
hoàn chỉnh.
a. Sửa bản thảo
Để chỉnh sửa bản thảo hiệu quả, nên sử dụng danh sách kiểm tra
sau khi sửa bản thảo hoặc tài liệu như dưới đây:
Đánh số tiêu đề và tiểu mục đã phù hợp, nhất quán chưa;
Có lỗi chính tả nào không;
Kiểm tra lại các tên riêng được dùng trong suốt văn bản;
Số trang văn bản, tài liệu đã được đánh số đúng chưa;
Kiểm tra dòng ghi ngày tháng;
Dấu chấm câu sử dụng thế nào;
Các chữ in hoa tiêu đề đã sử dụng nhất quán chưa;
Danh mục sách tham khảo thế nào…
b. Xem xét lại bằng điện tử
