Để sắp xếp thông tin dễ đọc, ngắn gọn thì cách tốt nhất là sử
dụng bảng biểu .
Trong phần mềm Microsoft Word, có những bảng mặc định có
hệ thống ô kẻ ngang và dọc, tùy số cột và hàng cần sử dụng mà lựa
chọn khi tạo bảng. Trong quá trình điền thông tin, có thể thêm hàng
hoặc cột nếu cần.
Tiêu đề cột thường được thêm vào phần trên của mỗi cột. Hàng
đầu tiên của mỗi cột được hợp lại thành một hàng đơn để liệt kê
đầu đề, cột đầu đề nên in đậm hoặc viết hoa.
Văn bản tiêu đề cũng như các văn bản khác trong bảng biểu có
thể in đậm, nghiêng. Để tăng tính hấp dẫn của bảng biểu, có thể thay
đổi màu của văn bản và thêm hiệu ứng tô bóng cho hàng và cột.
Sử dụng tính năng đường viền và hiệu ứng tô bóng cho toàn bảng
hoặc từng phần của bảng; bạn cũng có thể thay đổi kích thước hoặc
kiểu dáng của hệ thống đường kẻ.
Nên viết hoa những từ đầu tiên của mỗi mục trong bảng, đối
với văn bản trong bảng có danh sách cần được đánh số và hệ
thống dấu câu giống như trong văn bản tài liệu thông thường.
Khi chèn bảng vào một báo cáo, nên để bảng ngay sau đoạn văn
bản đề cập tới nội dung của bảng đó. Tránh trình bày bảng thành hai
trang, nếu cần thiết hãy bắt đầu bảng ở một trang mới.
7. Soạn thảo và chỉnh sửa
Đối với thư ký hành chính, việc soạn thảo một tài liệu đòi hỏi
nhiều kiến thức cũng như kỹ năng. Tuy nhiên, có những vấn đề
sau bạn không thể bỏ qua: ngữ pháp, chính tả, độ chính xác, các dấu
chấm câu, hình thức trình bày.
