Hiện nay, hầu hết các ghi nhớ giấy đã được thay thế bằng
thư điện tử. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều thông tin không phù hợp
dùng thư điện tử, mà vẫn được in ra trên giấy và chuyển tới từng
người hoặc bộ phận.
Bản ghi nhớ nên được gửi trực tiếp đến những người nhận và
phải ký hoặc viết tắt tên người gửi. Nếu bản ghi nhớ có các thông
tin bí mật, hãy gửi trong phong bì có niêm phong.
6. Các văn bản thông dụng khác
a. Báo cáo
Là thư ký hành chính, bạn có thể được yêu cầu lập rất nhiều
báo cáo khác nhau. Một vài báo cáo có thể được sử dụng thường
xuyên và tạo từ nhiều nguồn thông tin khác nhau. Đối với những
báo cáo quan trọng thì việc cung cấp nguồn thông tin có thể sẽ từ
các vị trí quản lý, và chính họ sẽ xem xét, chỉnh sửa.
Về cơ bản, thư ký hành chính có thể lập báo cáo phổ biến với các
phần như sau: lời giới thiệu, nội dung, bảng biểu, hình minh họa,
bảng chú giải thuật ngữ,… Ngoài ra, báo cáo còn có thể có phụ lục, lời
cảm ơn,… tùy thuộc vào nội dung và mục đích của báo cáo.
Báo cáo có thể được đóng quyển, có bìa chính và bìa giả. Trên bìa
phải có đầu đề và tên tác giả, đầu đề nên được viết hoa. Bìa có
thể in trên giấy cứng hoặc giấy màu.
Nếu trong báo cáo có bảng biểu, nên lập một danh sách các bảng
biểu ở phụ lục phần đầu báo cáo, có đánh số trang.
Nếu báo cáo sử dụng hình minh họa, nên có một danh sách số
hình, số trang và lời chú thích cho hình vẽ trong phần nội dung của
báo cáo.
