nhất định. Khi bạn viết một lá thư tiếp theo thư trước, nhớ đề cập
đến thư cũ, nhắc lại nội dung cũng như ngày tháng và có thể kèm
theo một bản sao nếu thư có nhiều chi tiết hữu ích để người nhận
không phải tìm lại thư cũ.
Nếu có nhiều thư phải viết liên tiếp, thay vì soạn từng thư
nhắc nhở riêng, hãy chuẩn bị một mẫu yêu cầu chung, bạn chỉ việc
điền thông tin chi tiết vào đó.
d. Thư riêng
Bạn sẽ thấy rất nhiều thư trong “ngân hàng thư” của sếp là
thư riêng, dù vẫn liên quan đến công việc, bởi là quan hệ riêng
nhưng với đối tác hoặc khách hàng, thường là những thư như: chúc
mừng, chia buồn… Những lá thư như vậy rất khó viết, vì chúng
phải thể hiện tính chân thành, thân thiện.
Bạn có thể tham khảo một số mẫu thư riêng tư trong phần Phụ
lục 2.
e. Thư từ chối
Trong trường hợp hủy bỏ gần sát ngày diễn ra sự kiện, hãy
chuyển thư ngay lập tức bằng dịch vụ chuyển phát nhanh, fax hoặc
thư điện tử nếu người nhận ở một thành phố khác. Còn nếu không
kịp, tốt nhất nên gọi điện thoại trước khi thư tới nơi, để tránh
những thiệt hại không đáng có.
f. Thư báo và thư điện tử giữa các phòng
Trong công ty lớn thì rất nhiều thư từ do các phòng ban khác
hoặc từ các chi nhánh ở khắp nơi chuyển về, có thể sẽ có một người
làm công tác văn thư.
