Thể hiện được điều này sẽ khiến người tiếp nhận thông tin cảm
thấy được tôn trọng, thu hút sự chú ý và chuẩn bị việc trả lời thư.
c. Sử dụng ngôn ngữ trung tính
Trong thư kinh doanh, không thể hiện những bình luận thông
minh, sự sắc sảo hay dùng tiếng lóng. Điều này khiến người tiếp
nhận cảm thấy sự thiếu khiêm tốn hoặc không được tôn trọng.
Chưa kể đến việc sử dụng tiếng lóng còn có thể khiến người đọc
hiểu sai nghĩa. Đồng thời, bạn cũng nên tránh việc thổi phồng,
chế nhạo hoặc bình luận xúc phạm đến bất cứ tổ chức, cá nhân
cũng như sản phẩm nào, nhất là của đối thủ cạnh tranh.
d. Xác định rõ danh tính người viết
Ngay từ đầu, xác định xem ai là người sẽ ký tên dưới thư để soạn
thảo cho phù hợp. Nếu sếp bạn thích các lá thư được viết dưới tên
của sếp, hãy sử dụng ngôn ngữ và phong cách riêng của sếp. Nếu
sếp đọc thư cho bạn ghi chép ngắn gọn, súc tích, chi tiết thì thư
phải thể hiện được điều đó. Chữ ký sếp có thể là mẫu dấu chữ ký
hoặc có bản mềm được quét để sẵn trên máy tính để bạn có thể in ra
luôn.
Không bao giờ sử dụng những cụm từ như: Ký thay mặt Giám đốc
Công ty. Đó là xúc phạm đối với người nhận, thể hiện rằng sếp của
bạn không quan tâm và không dành thời gian đọc và ký vào thư.
Còn nếu bạn viết thư thay mặt sếp và dùng tên của chính bạn,
hãy thể hiện rõ vai trò của mình, sau chữ ký hãy điền tên và vị trí
bạn nắm giữ. Điều này khiến người đọc thấy được tầm vóc của
công ty bạn.
5. Một số kiểu thư thông dụng
