Bì thư có rất nhiều kích thước, những bì thư an toàn thì có thêm
độ dày để tài liệu không thể đọc được qua bì thư khi để dưới nguồn
sáng. Bì thư có trổ cửa sổ bằng nhựa để hiển thị địa chỉ ghi bên trong
thư mà không cần phải in địa chỉ bên ngoài rồi dán vào hoặc ghi
tay.
Địa chỉ cần có những mục sau: tên, chức vụ, công ty/tổ chức, địa
chỉ (ghi rõ phố, số nhà, phường, quận, thành phố/tỉnh…) Nên
viết hoa những chữ cái đầu tiên trong mỗi từ địa chỉ.
Trên bì thư luôn ghi địa chỉ hồi đáp đề phòng trường hợp thư
thất lạc, người nhận chuyển đi nơi khác,… thì có thể gửi ngược trở lại
cho bạn. Phần địa chỉ này thường được đặt ở góc trên cùng bên trái
của bì thư.
Với Microsoft Word, bạn có thể in bì thư cho việc gửi thư đại
chúng bằng cách lấy địa chỉ từ danh sách địa chỉ. Bước đầu tiên là
tạo một văn bản trống, sau đó, trên trình đơn Tools kích vào Letters
and Mailings, chọn Mail Merge, hộp thoại Mail Merge hiện ra, cho
phép bạn chọn loại thư hoặc bì thư để in mẫu thư, địa chỉ hoặc bì thư.
4. Một số mẹo soạn thảo thư
a. Hãy thẳng thắn
Ngay trong dòng nội dung đầu tiên, hãy đề cập đến mục đích
viết thư để người đọc biết lá thư nhằm vào vấn đề gì; sau đó,
tiếp tục với những giải thích cần thiết.
b. Hãy chủ động và trực tiếp
Sử dụng giọng văn chủ động, từ ngữ gợi sự hưởng ứng lạc quan.
Hãy viết sao cho giống như bạn đang nói trực tiếp với người đọc từ
quan điểm của người đọc chứ không phải của người thứ ba nhìn vào.
